Notre équipe de choc n’est décidément jamais à court d’idées et d’énergie ! SELL&SIGN version 3.24 arrive sur vos écrans et va pousser la puissance des périmètres à de nouveaux sommets, et apporter ce que vous étiez nombreux à réclamer : des workflows de validation !
Cette nouvelle version 3.24 est en ligne depuis le 30 août 2018.
Workflows de validation
Vous les attendiez, les voici enfin : les workflows de validation des contrats dans SELL&SIGN ! En effet, il est maintenant possible de définir un ou plusieurs prévalideurs, utilisateurs qui pourront valider ou refuser un contrat avant que celui-ci puisse être présenté aux signataires.
Et comme toujours avec SELL&SIGN, l’utilisation reste très simple et naturelle, une gageur pour cette fonctionnalité qui pourrait facilement verser dans la complexité si l’on n’y prenait pas garde. Mais chez SELL&SIGN on y prend garde !
Pour utiliser cette fonctionnalité, rien de plus simple donc : il suffit de cocher comme « pré-valideurs » une ou plusieurs personnes directement sur la page de définition des signataires. Pour ajouter un prévalideur, cliquez sur « Ajouter un signataire » et cochez-le comme simple prévalideur.
Les prévalideurs devront valider l’un après l’autre le contrat, et le ou les signataires à distance du contrat le recevront pour signature seulement une fois que le dernier des prévalideurs aura validé le contrat. Vous pouvez définir l’ordre dans lequel les prévalideurs agissent dans la colonne de droite.
Les prévalideurs reçoivent un e-mail similaire à celui que reçoivent les signataires à distance :
Améliorations sur les périmètres
Si vous êtes équipé(e) de la version Entreprise de SELL&SIGN, vous utilisez déjà les périmètres afin de segmenter votre activité contractuelle en toute sécurité entre vos équipes, vos départements ou vos partenaires. Vous aviez peut-être espéré quelques améliorations comme un meilleure guidage de l’attribution des périmètres aux nouveaux clients, une meilleure visibilité des périmètres sur le backoffice, ou des alertes e-mail plus fines par périmètres. Eh bien c’est de tout cela que vous allez pouvoir profiter désormais !
Important : tout client doit désormais avoir au moins 1 périmètre
Voici un changement important. Jusqu’ici vous pouviez créer des clients sans leur associer de périmètres. Les clients sans périmètre sont visibles de tous les utilisateurs. Afin d’éviter de partager par omission des informations avec d’autres utilisateurs non autorisés simplement en oubliant d’associer un périmètre à un client, il est désormais obligatoire d’associer au moins un périmètre à un nouveau client avant de pouvoir continuer. Si vous cliquez « Suivant » après avoir saisi un nouveau client sans lui avoir associé de périmètres, une nouvelle boîte de dialogue vous invite à associer un ou plusieurs périmètres au client pour pouvoir poursuivre :
A noter que si vous aviez déjà dans votre base client des clients sans périmètres au moment de la mise à jour de la version de SELL&SIGN, ces clients restent sans périmètres, et donc visibles de tous.
Nouvelle colonne « périmètres » dans le backoffice SELL&SIGN
Afin de pouvoir gérer votre activité contractuelle encore plus facilement, vous pouvez maintenant visualiser les périmètres associés à chaque transaction dans le backoffice SELL&SIGN, et filtrer sur un périmètre particulier !
IMPORTANT : si vous avez des périmètres mais ne voyez pas cette colonne sur votre backoffice, et si vous souhaitez l’afficher, ouvrez un ticket pour le demander sur notre portail support, nous l’activerons rapidement sur votre licence SELL&SIGN.
Configuration des alertes e-mail aux managers de périmètres
A partir de cette version les managers d’un périmètre (c’est-à-dire les utilisateurs possédant le rôle Manager dans SELL&SIGN et étant associé à ce périmètre), peuvent recevoir des alertes mail pour les transactions ayant lieu dans leur périmètre. Les alertes disponibles sont les suivantes :
- Un contrat est envoyé pour signature à distance
- Tous les signataires ont signé le contrat et il doit être validé
- Le contrat est validé
- Une réponse est faite à l’un des messages des conversations autour d’un contrat
Par défaut, les alertes sont envoyées lorsque tous les signataires ont signé le contrat. Si vous souhaitez modifier cette configuration, ouvrez un ticket pour le demander sur notre portail support, nous l’activerons rapidement sur votre licence SELL&SIGN.
