Les Français schizophrènes face à la dématérialisation

Après notre série de billets sur la signature électronique et sur son impact dans les différents secteurs tels que l’immobilier et les mutuelles, prenons, aujourd’hui le sujet à l’envers.

En effet, comment les Français voient-ils la dématérialisation dans les entreprises et dans quels cas est-elle principalement utilisée ?

Etude sur la dématérialisation

Pour rédiger cet article, je me suis appuyée sur une étude réalisée par L’IFOP pour GENERIX GROUP en juin 2012 sur un échantillon de 1004 personnes, dont 53% sont des actifs, âgés de plus de 18 ans.

Ce qui ressort de cette étude, c’est le « ras le bol » des français concernant l’utilisation de papier au quotidien, puisque 65% des personnes interrogées, estiment que les documents papiers envahissent leur vie. Ce résultat se ressent dans le fait que 45% des actifs interrogés dans cette étude pensent que la dématérialisation n’est pas assez utilisée dans leur entreprise.

Autre aspect significatif, les personnes interrogées favorisent la conservation des documents officiels, comme les fiches de paie ou encore les avis d’imposition, sous format papier, par soucis de perte et de confidentialité des données. Tout comme en entreprise où 92% des fiches de paie sont encore éditées sous format papier.

Le plus aberrant dans ces résultats, c’est le nombre de personnes qui ne peuvent pas s’empêcher d’imprimer leur mail, soit 14% des personnes interrogées. Tout de même, imprimer un mail … de nos jours !

Enfin, dernier élément que je voudrais mettre en avant, c’est la gestion électronique des contrats. En effet, seulement 15% des personnes interrogées lisent le contrat uniquement sur l’écran et seulement 21% privilégient l’archivage électronique des contrats.

Mais pourquoi ? Alors que le gain d’argent et de temps ainsi que le développement de la productivité sont les trois principaux avantages de la dématérialisation, mis en avant par les sondés eux-mêmes, comment se fait-il que la gestion des contrats se fasse encore majoritairement sur papier ?

La réticence à la dématérialisation des contrats

L’étude n’explique pas pourquoi les contrats ne sont pas encore majoritairement dématérialisés dans les sociétés, mais voici ma vision :

• Les personnes craignent pour la sécurité des données : cette réponse reprend un des aspects évoqués dans l’étude. En effet, qui dit contrat, dit données sur la société, sur les différents intervenants, etc. Par conséquent, si un contrat est envoyé par mail ou est stocké sur une plateforme de GED, les personnes se demandent certainement, si la confidentialité des données est respectée.

• Questionnement sur la véracité du contrat : les personnes peuvent se poser la question de la validité juridique du contrat. En effet, il est toujours plus rassurant de savoir que ce contrat a été imprimé, puis signé, puis envoyé, reçu et renvoyé par courrier, le tout par des personnes physiques et pas par n’importe quel robot qui ignore totalement ce dont il s’agit. N’est-ce pas ?

• L’archivage des contrats : encore une fois, je pense que les personnes réagissent par crainte. Si nous retournons à cette étude, nous pouvons remarquer que dans la majeure partie des cas, les personnes conservent leur document plus longtemps que la durée règlementaire. Ce qui me fait dire que ce sont des personnes extrêmement conservatrices, c’est le cas de le dire, qui favorisent la manipulation papier par soucis de perte. Pour elles, il est plus simple de tourner les feuilles dans un classeur, lui-même conservé soigneusement dans des cartons, eux-mêmes entassés dans un garage, un grenier ou autre.

Je suis peut-être un peu moqueuse, mais je veux simplement mettre en avant la contradiction de certaines personnes qui se plaignent des papiers, qui par peur de « l’inconnu » ou par ignorance tout simplement, préfèrent agir de manière archaïque plutôt que de favoriser les moyens légaux et pratiques, surtout, qui ont émergé ces dernières années.

Vive la dématérialisation !

Je l’ai souligné de nombreuses fois dans mes billets précédents, mais les documents dématérialisés sont totalement sécurisés à partir du moment où il y a autorité de certification derrière, et ce, pour n’importe quel document.

Les documents dématérialisés et certifiés, garantissent bien plus la validité légale de ces derniers, qu’un document papier, envoyé par une personne, que vous ne voyez pas, dans beaucoup de cas.

Concernant la véracité des documents, validée par la signature d’un tiers, il en va de même que sur la nature d’un document dématérialisé. En effet, aujourd’hui, il est possible de signer électroniquement les documents par mail, par code SMS ou encore sur des devices comme des tablettes tactile grâce à des moyens technologiques certifiés. Les gains de temps et d’argent sont assez probants, ce qui augmente bien évidemment la productivité (élément essentiel mis en avant par les sondés de l’enquête).

Enfin, concernant l’archivage, toujours dans la mouvance des autorités de certification, il est possible d’archiver des documents légalement pour une durée déterminée et règlementaire dans des contrathèques dédiées à chaque utilisateur, que ce soient des particuliers ou des entreprises. Oubliés donc les classeurs, remplis de documents et les heures à chercher LE document qui date de vingt ans. Place à la simple recherche sur Internet, dans un espace dédié et sécurisé, pour accéder à des documents personnels.

Etre réfractaire à l’idée de savoir ses documents officiels sur Internet, ou sur un Cloud, comme on dit aujourd’hui, est légitime. Mais c’est accepter qu’on puisse perdre du temps à transférer ses documents tous les 4 ans d’un CD – ou d’un DVD – à l’autre, car leur durée de vie est limitée à cela, ou encore perdre du temps à chercher des documents qui se trouvent dans des cartons qui encombrent, et qui sont finalement abandonnés au fil des déménagements.

Alors que faut-il faire ? Revenir au tout papier et bannir définitivement toute forme d’échange numérique un tant soit peu formel ? Ou surmonter ses craintes et faire tout de suite ce que nous finirons inexorablement par faire sans complexes dans quelques années ?