Quand la dématérialisation génère plus de papier

Au sens informatique du terme, la dématérialisation est définie ainsi : « Action d’effectuer des tâches avec des outils informatiques sans utiliser de papier. Numérisation des informations ». La dématérialisation c’est aussi la politique du « zéro papier », le respect de l’environnement tout simplement !

Avec cette définition, pouvez-vous m’expliquer pourquoi, la dématérialisation génère plus de papier dans certains cas ?

L’exemple de la banque

Depuis quelques années les banques se dématérialisent de plus en plus. Les clients peuvent avoir accès à leurs comptes bancaires directement sur Internet, les virements sont également faits sur ces plateformes.

Le numérique offre tout un tas d’avantages non négligeables pour les clients qui sont libres de gérer leurs comptes sans avoir besoin d’aller dans une agence.

Seulement, parfois la chaîne de la dématérialisation est rompue.

Expérience vécue :

Je suis dans le bureau de mon banquier qui a besoin d’un document pour l’ajouter à mon dossier sur le système informatique de la banque. Je le lui fournis immédiatement sous forme électronique en PDF. Il reçoit le document rapidement et sans accroc sur son ordinateur. Parfait on va gagner du temps !

C’est alors que : surprise… Il l’imprime !!!

Vu mon domaine d’activité, je ne peux pas m’empêcher de m’enquérir aussitôt :

• Excusez-moi mais, par curiosité, pourquoi devez-vous imprimer le document puisqu’il s’agit de le mettre sous forme numérique dans mon dossier ?
• Parce que je ne peux le faire entrer dans le système qu’en le scannant.

Eh oui, vous avez bien lu : il est obligé d’imprimer et de re-scanner le document pour l’enregistrer dans son système car celui-ci ne permet pas d’importer des documents PDF directement. Que fait-il ensuite du document papier qu’il vient juste d’imprimer ? Il le met au recyclage bien sûr. Bravo pour le zéro papier et pour le zéro déchets !!!

J’ai donc pu communiquer avec mon banquier par mail, lui fournir un document que j’avais pu produire en PDF mais le système ne l’accepte pas et le banquier est obligé de l’imprimer et le scanner.

Pourquoi alors mettre en place un système dématérialisé si c’est pour refuser un PDF – format très largement utilisé aujourd’hui, et d’ailleurs format de sortie du fameux scanner de mon banquier ?

Je trouve ça très étonnant et quelque peu aberrant, vous ne trouvez-pas ?

Alors, une entreprise sans papier, est-elle une utopie ?

Franchement, je pense qu’une entreprise, quelle qu’elle soit, ne pourra pas complètement éliminer le papier de son organisation. Cependant, à partir du moment où cette société se dit « dématérialisée », autant qu’elle le soit jusqu’au bout.

Je trouve aberrant de constater, dans la société d’aujourd’hui, que les entreprises utilisent plus de papier qu’avant, alors que ça devrait être le contraire. Je vous laisse voir ce schéma pour illustrer mon propos.

Une partie de l’explication se trouve dans les systèmes mis en place, qui sont pensés pour permettre aux entreprises de gérer des documents de manière informatique. En effet, il manque parfois des chainons pour permettre aux employés d’avoir un processus totalement dématérialisé, comme le montre mon exemple.

Comment tendre vers cette utopie ?

Il y a une question d’habitude. En effet, lorsque nous recevons un contrat à signer par mail. Nous l’imprimons, puis nous le signons, le scannons et enfin, nous le renvoyons par mail à l’entreprise concernée. Non seulement, la chaîne de la dématérialisation a été rompue, puisque le document a été imprimé, mais en plus, nous avons gâché du papier, puisque la version que nous conserverons sera certainement celle contresignée par l’autre partie. Cette dernière aura évidemment apposé sa signature après avoir imprimé le contrat, pour ensuite le signer, le scanner et le renvoyer. Pour couronner le tout, vous le savez chers lecteurs, la signature scannée n’est pas reconnue par le juge.

Pour pallier à ce processus lourd et non valable de signature, une solution existe, c’est la signature électronique. En effet, elle s’intègre facilement dans le système d’une entreprise et permet de combler le chaînon manquant dans la signature d’un contrat envoyé par mail.

Le processus est largement simplifié puisque le contrat est envoyé par mail, signé électroniquement, puis renvoyé pour contresignature. La société n’a plus qu’à renvoyer ce contrat à son client qui pourra l’archiver.

Le résultat est assez probant puisqu’avec cette signature électronique, nous gagnons non seulement du temps, puisque nous passons de 9 étapes à 5, puis un gain d’argent, si vous prenez en compte le papier et l’encre utilisés. Et si l’on veut une force juridique, il faut également compter le coût des courriers, si possible en recommandé. Calculez sur le nombre de contrats que vous signez par an, ce que ça représente comme dépense et du coup, quelle économie vous ferez en intégrant la signature électronique à votre processus.

Avec les moyens technologiques développés aujourd’hui, l’impression de papier, inutilement, est assez étonnante voire révoltante. Il est difficilement concevable qu’à l’ère de la dématérialisation, le papier soit toujours aussi utilisé, voire plus.

Le problème vient peut-être des systèmes qui sont incomplets. Dans mon exemple de la banque, le système a, certes, été pensé pour conserver les documents des clients dans un Cloud, pour constituer des dossiers numériques et pour faciliter la démarche, mais il manque cette adaptation pour permettre au système d’accepter tous les formats de documents. Les concepteurs du système se sont trouvés tellement précurseurs qu’ils n’ont même pas envisagé le cas où le client avait déjà fait le travail de dématérialiser le document !

La démarche de dématérialiser son entreprise est lourde de conséquence pour l’entreprise elle-même mais aussi pour les employés, alors autant aller jusqu’au bout, une bonne fois pour toute et mettre bout à bout chaque chaînon pour permettre au train d’avancer sans dérailler.