On vous a sûrement demandé de signer un contrat PDF puis de le renvoyer. Ou bien c’est vous qui avez un contrat à faire signer. Seulement, vous vous demandez comment faire. Imprimer, signer à la main puis scanner avant d’envoyer ? Scanner une signature manuscrite et l’apposer dans le document en tant qu’image ? Si vous souhaitez faire les choses correctement et vous protéger, suivez plutôt nos conseils. Nous avons une solution gratuite et fiable pour signer un PDF en ligne.
Les signatures électroniques non valables
- Si vous imprimez le document qu’on vous a envoyé par email, que vous le signez à la main puis que vous le renvoyez par email ; non seulement vous utilisez du papier inutilement (pensez à la planète), mais pire, cette solution n’est pas valable. À moins que vous ne fassiez parvenir également le contrat sous sa forme papier, par courrier. On est d’accord, cette solution n’en est pas une. À l’ère numérique, ça en est presque aberrant.
- Scanner une signature manuscrite pour l’insérer en tant qu’image dans un document Word ou PDF n’est pas recommandable non plus. Cela voudrait dire que n’importe qui pourrait récupérer le scan de votre signature manuscrite et l’utiliser pour valider des contrats dont vous n’avez jamais entendu parler. Pensez à l’affaire Bygmalion !
- Enfin, on préfère évoquer cette solution car elle pourrait vous venir à l’esprit : utiliser une police typée manuscrite dans votre document Word ou PDF n’est pas une signature électronique valide.
Signer un PDF en ligne gratuitement
S’il s’agit d’un document au format Word, préférez l’exporter en format PDF avant toute chose. Ainsi, il a l’avantage de ne pas être modifiable par son destinataire, et puis il autorise l’intégration de la signature électronique avec les certificats qui vont bien. Si vous avez en votre possession un document PDF signé électroniquement, à l’ouverture de celui-ci avec un liseur de PDF (comme Adobe Reader pour le plus courant), vous verrez s’afficher un bandeau présentant le certificat de signature électronique du document. Donc, vous avez votre document PDF. Passons maintenant à l’étape SELL&SIGN :
Chargez votre document PDF dans le back office de SELL&SIGN. Si vous n’avez pas encore de compte, créez-en un à cette adresse, c’est gratuit pour votre essai.
Une fois le document ouvert avec SELL&SIGN, vous verrez que s’ils ne sont pas présents dans le document initial, seront ajoutés les trois blocs de signature nécessaires pour sceller votre document.
- Le premier est le sceau du tiers de confiance de signature électronique
- Ensuite les deux suivants correspondent aux deux signataires, l’émetteur et le destinataire.
Vous pouvez tout à fait ajouter des annexes comme une carte d’identité, qui constitueront un dossier de preuve. Ensuite, désignez les signataires ainsi que le mode de signature : à distance, en face à face ou un mixte des deux.
À distance par exemple, SELL&SIGN se chargera d’envoyer l’email à la personne qui doit signer si ce n’est pas vous. Le destinataire reçoit alors un lien pour lire le contrat, voir les annexes, refuser de signer ou bien signer.
Comment se concrétise la signature électronique ?
Quand le signataire confirme vouloir signer le document, il reçoit un code SMS unique sur son téléphone. Cela crée un certificat conforme eIDAS et l’appose sur le document. On peut ensuite le valider, les trois cadres de signature sont alors remplis.
Et voilà ! Votre document est signé et valable.
Pour aller plus loin :
Pour éviter les trois cadres de signature de base, on peut les paramétrer dans le document Word, à la construction du contrat, avec les Smartfields [Tampon/], [Signature/] et [Sceau/]. Si vous avez besoin d’un rappel sur l’utilisation des Smartfields, c’est par ici ! C’est l’idéal lorsque l’on a beaucoup de contrats à faire signer, avec des champs qui se répètent tout au long du document. Par exemple le nom du signataire, la date, etc.
Vous savez maintenant comment signer ou faire signer un contrat Word ou PDF, de façon légale et probante. Malheureusement, nous savons qu’autour de vous bien des personnes ne savent pas encore comment faire signer un document de façon électronique et valable. Testez-les et partagez cette astuce !
