Nous menons tous des projets dans notre vie, que ce soit dans le privé ou dans la sphère professionnelle et nous rencontrons forcément des contraintes de délais, de coûts ou encore de ressources.
Vous n’avez jamais entendu votre boss vous dire « on n’est pas dans les délais, on ne les tiendra jamais ! » alors que le projet était bien ficelé et que toutes les tâches de chacun des acteurs de ce projet avaient été soigneusement définies dès le départ ?!
Les chefs de projets, les ingénieurs de la R&D vous en parleront, tout projet qui se respecte a pris, à un moment donné, du retard. Le planning était trop court, l’expert sur une tâche particulière n’était pas disponible au moment où on en avait le plus besoin, etc. Autant de raisons qui vous font perdre un temps précieux.
Une fois le projet bien défini, l’équipe montée et les outils, nécessaires au bon suivis de projet, en place, comment faire pour respecter le cahier des charges et plus que tout, la deadline ?
La gestion de projet, régie par des lois sur le planning
Dans un contexte professionnel, un projet est soit dicté par une demande d’un client, avec un cahier des charges définissant ses exigences, ou alors il a pour but de développer une innovation dans une entreprise.
Malheureusement, Il n’y a pas de recette miracle qui permette de respecter à 100% le planning établi. Il y a même des lois qui existent, à l’image de la loi de Hofstadter, qui met en lumière le glissement du planning. Autrement dit, dans la vie d’un projet, il y a toujours des imprévus, même si on se laisse de la marge pour les gérer. Mais, il semblerait qu’on ne puisse échapper au retard, le principal étant de le limiter.
Et la matière grise dans tout ça …
Pour faire face à ce qui pourrait être une fatalité, un outil essentiel, à maîtriser, est la gestion de la connaissance, communément appelée le Knowledge Management.
Le bénéfice majeur de ce type de management, c’est de pouvoir créer de la valeur à partir des idées et des informations, venant de personnes qui constituent un groupe, en l’occurrence, qui font partie d’un projet, et de pouvoir réutiliser ce capital par la suite.
Des réseaux d’entraide et des plateformes aident au traitement et à la capitalisation de ces différentes informations. Ils permettent à chacun de partager ses connaissances mais aussi d’en assimiler de nouvelles et de les retrouver aisément.
En définitive, quand la concurrence se résigne à la règle voulant que tout bon projet qui se respecte prenne du retard, nous pouvons gagner du temps en rendant chaque imprévu prévisible pour la prochaine fois, grâce au knowledge management. Et petit à petit les imprévus se prévoient et la maîtrise s’accroît, jusqu’à industrialiser notre démarche de projet à 100%.
