La semaine dernière, je vous parlais de nos différentes rencontres sur le salon Shake your e-commerce dont des avocats, qui étaient fortement intéressés par la signature électronique et par la dématérialisation de manière générale.
Comment en sont-ils arrivés à cette réflexion et de quoi ont-ils besoin ?
Les avocats et les documents
Je ne vais pas parler du métier d’avocat en lui-même, tout le monde connait le principe.
Cependant, après avoir longuement discuté avec l’un d’entre eux sur le salon Shake de la semaine dernière, j’ai pris conscience de la complexité liée à la gestion documentaire que ce métier représente.
En effet, lorsque nous avons besoin d’un avocat, il y a, en général, une partie adverse. L’avocat doit donc rédiger son rapport, que son propre client doit vérifier et corriger si nécessaire. La partie adverse doit vérifier également, de son côté, si le compte rendu est conforme au litige entre les deux parties.
Autrement dit, il y a au minimum, à chaque fois, 3 versions du document initial et on ne sait pas qui a changé quoi dans ces documents. De plus, ces documents sont envoyés par mail à chaque fois, chaque personne doit donc enregistrer la nouvelle version sur son ordinateur.
En résumé, le versioning des documents est une gestion assez fastidieuse et quelque peu contraignante.
A cela s’ajoute, l’envoi des documents par recommandé, ainsi que le stockage de ces documents. En général, les comptes rendu des avocats ne font pas une ou deux pages, imaginez donc le coût du recommandé et le coût de stockage !!
Alors, comment palier à ces différentes problématiques liées aux documents ?
La signature électronique comme solution à ces problèmes ?
Clairement, ce qui a plu aux avocats à qui nous avons présenté Sell&Sign, notre application de signature électronique, c’est justement la gestion des documents.
En effet, au-delà de gérer la signature électronique, notre application permet, grâce à une brique collaborative de gérer le versioning des documents.
L’avocat d’une des deux parties rédige son rapport, qu’il met à disposition sur un extranet dédié exclusivement à son client qui y retrouve tous ses documents.
A partir de cet extranet, il peut donc apporter des éléments supplémentaires ou en supprimer, directement sur le document rédigé initialement par son avocat, qui prendra connaissance de ces contributions directement sur le document.
Une fois le document finalisé, l’avocat n’a plus qu’à l’envoyer, toujours via l’extranet, à la partie adverse pour signer électroniquement le rapport.
La partie collaborative fait gagner un temps considérable aux avocats, mais aussi aux clients puisqu’ils n’ont pas à retrouver quelle a été la contribution de chacun, enregistrer le document, puis renvoyer la nouvelle version etc. De plus, il n’est plus nécessaire de prendre en compte le temps entre l’envoi et la réception des documents, tout se fait directement !
Comme toutes les professions, les avocats réfléchissent évidemment à dématérialiser leurs processus le plus possible afin de répondre aussi à une demande de leurs propres clients qui souhaitent de moins en moins recevoir les documents par courrier. Du côté des avocats, la GED (gestion électronique de document) telle que nous avons, leur ferait gagner un temps considérable, d’autant plus que la signature électronique scelle une fois pour toute chacun des documents.
Ce n’est donc pas pour rien que des cabinets tels que AKHEOS sur Marseille et des avocats telle que Charlotte BALDASSARI, qui nous a aidé à rédiger notre livre blanc sur la signature électronique, sont spécialisés dans le droit du numérique. Ces derniers, avec d’autres évidemment, sont aux premières loges pour comprendre l’intérêt de la dématérialisation et notamment de la signature électronique dans la vie des entreprises d’aujourd’hui, d’autant plus qu’ils en connaissent et reconnaissent la valeur juridique de cette dernière. Alors pourquoi ne pas en profiter eux-mêmes ?
