La dématérialisation matérialisée

Dans la catégorie « Super fails 2015 », est nominé … l’organisme qui n’est pas allé au fond des choses !

Notre demande

Nous avons récemment fait une demande auprès d’un organisme pour financer une formation en interne, jusque-là, tout va bien.

Nous faisons donc une demande via le site Internet de cet organisme, avec les coordonnées de chacun des participants et ensuite tout se fait automatiquement. Nous recevons un mail pour confirmer la prise en charge du dossier de notre formation, puis nous suivons la formation. Je fais court, mais les faits sont réels et franchement, la procédure est super simple.

Je me dis, enfin, une procédure claire et simple, qui me prend 5 minutes ! Vive la dématérialisation !!!

Mais, voilà, je me suis réjouie trop vite de cette facilité !

Mais pourquoi … ?

Suite à la formation, nous recevons un courrier postal, comme suit :

Vous ne trouvez pas qu’il y a quelque chose qui « cloche » ? Allez, je vous éclaire : Tout en bas du document papier reçu, est mentionné « Nous numérisons vos documents, merci de ne pas les agrafer ».

Donc, si je résume, le service informatique a mis en place une plateforme sur le web au top. Toutes les informations nécessaires pour faire une demande en bonne et due forme se font directement sur le net sans avoir besoin d’un conseiller, qui est alloué à d’autres tâches plus productives. Mais après, on nous envoie un courrier papier, nous demandant les justificatifs, à renvoyer par courrier, et pas agrafés parce qu’ils les numérisent ensuite !

Et sinon, … ce n’est pas plus simple, et surtout plus rapide, d’envoyer ces documents par mail ?

Non parce que là, les conseillers qui ont du temps libre pour faire des choses plus productives, vont prendre un temps fou à éplucher les courriers papier, retrouver le dossier correspondant, prendre les documents un par un et les scanner. Pour ensuite les avoir sous format numérique, et enfin les intégrer au dossier de l’entreprise, déjà créé numériquement !

La solution

Comme beaucoup d’administration, l’organisme a pris le parti de dématérialiser son processus, ce qui est une très bonne chose. Seulement voilà, le processus n’est pas suivi jusqu’au bout, et plutôt que de faciliter la tâche des entreprises et de ses collaborateurs, il finit par la compliquer.

Alors qu’il serait tout aussi simple, d’envoyer le document ci-dessus par mail, et donner l’adresse mail où l’entreprise doit envoyer les documents demandés en retour, ou encore, tout simplement indiquer à l’entreprise, l’endroit, sur son espace dédié, où elle doit déposer les documents demandés. De cette manière, le collaborateur, en charge de ce dossier n’aurait plus qu’à vérifier si tous les documents sont présents, et éventuellement à relancer l’entreprise si ça n’était pas le cas.

Les services administratifs ont compris qu’il était nécessaire de dématérialiser leur processus afin de faciliter les démarches des entreprises. Seulement, à quoi bon réfléchir à une solution de facilité pour ne pas aller jusqu’au bout ?!

C’est ce que nous faisons avec notre application de vente avec signature électronique. En effet, plutôt que d’avoir une application de vente et ensuite devoir imprimer les bons de commandes – ou autres documents – pour les faire signer aux clients, nous permettons de bout en bout de dématérialiser ce processus et ainsi de faciliter toutes les démarches, que ce soit pour le commercial, mais aussi, et surtout, pour l’administratif.

Alors, pourquoi faire compliqué, quand on peut faire simple ?!