Nous sommes aujourd’hui bien débordés avec le papier. Depuis la création du papyrus chez nos voisins Egyptiens il y a plus de 5000 ans, force est de constater que nos sociétés vénèrent le papier ! Il est considéré comme une preuve qui retrace des écrits et des engagements depuis plusieurs siècles. Malgré l’avancée des technologies, la dématérialisation et la digitalisation des organisations, on a encore parfois du mal à passer au zéro papier. Onéreux et synonyme de perte de temps, nous nous sommes posé la question de savoir s’il était possible au XXI ème siècle de dire bye bye au papier ! Nous revenons pour vous sur notre expérience.
Pourquoi le challenge du zéro papier ?
Coûteux et chronophage, le papier nous vole aujourd’hui beaucoup de ressources à une époque où on court après le temps et où on observe une phobie administrative ! Nous avons décidé de repenser nos méthodes de travail traditionnelles afin d’évincer totalement le papier dans nos bureaux. L’objectif premier était évidemment de gagner du temps, être plus réactifs et apporter toujours plus de satisfaction à nos clients.
Top départ : une impulsion forte du management
Pour marquer le coup et initier la transition, notre direction générale a tout simplement interdit officiellement le papier dans l’entreprise : « En dehors des courriers reçus, qui devront être réduits au minimum possible, toute introduction de papier dans les locaux est désormais interdite. Des dérogations peuvent être accordées sur justification. Les cahiers de notes sont tolérés mais les salariés sont encouragés à digitaliser toutes leurs notes dès la saisie. »
De quoi marquer les esprits et mobiliser les énergies !
Quels obstacles a-t-on rencontrés et comment les avons-nous dépassés ?
Nous travaillons avec le papier depuis des centaines d’années. Il a donc fallu se creuser les méninges pour trouver des solutions alternatives. Evidemment nous avons rencontré des obstacles, comme pour tout changement.
Les dossiers clients ont dû être intégralement mis à jour dans notre outil CRM. L’objectif était de repartir d’une base saine avec un outil de collaboration et de suivi de nos clients communs pour tous les employés.
Il fallait également trouver une solution de partage de documents afin que nous puissions tous y accéder. Nous avons ainsi mis en place une plateforme collaborative que nous avons configuré de façon a organiser par thèmes nos échanges, et ainsi retrouver en toute simplicité tous nos documents. Discussion Marketing, Commerciales, R&D… Chacun a ses accès spécifiques pour les sujets qui le concernent.
Concernant l’agenda, évidemment vous imaginez qu’ils sont eux aussi électroniques et partagés avec les équipes. Ainsi, l’organisation de réunions ou de rendez-vous clients ont été très largement simplifiés en comparaison avec nos anciens agendas papier.
Après ces premières adaptations aux nouveaux outils, nous nous sommes également creusé la tête pour les documents que nous devions faire signer, qu’il s’agisse d’un besoin interne ou d’une nécessité externe comme la signature de nos contrats commerciaux avec nos clients.
La signature électronique SELL&SIGN pour digitaliser tous nos documents !
Désormais dans nos bureaux, vous ne trouverez ni photocopieur ni fax et pas d’imprimantes non plus. Nous les avons rangés au placard. On essaie même de troquer nos cahiers de notes contre un fichier numérique. Déjà parce qu’on peut se l’envoyer, ce qui est pratique pour pouvoir échanger les informations entre nous mais aussi parce qu’il est quand même beaucoup plus simple de retrouver l’information quand je tape un mot clé sur l’ordinateur ou ma tablette et qu’il me donne l’ensemble des fichiers concernés par ce terme !
Nos contrats commerciaux ? Evidemment nous les envoyons avec SELL&SIGN, notre solution innovante pour la signature électronique. Nous pouvons envoyer nos contrats pour signature à distance mais pas que ! Lors de nos rendez-vous extérieurs, nous présentons notre offre intégrée dans l’application directement, comme un catalogue digital. En choisissant les options avec nos clients, nous pouvons arriver sur un contrat final, prêt à être signé.
Grâce à notre tableau de bord de suivi des contrats, nous pouvons accéder aux documents à n’importe quel moment et n’importe où. Nous en avons fini avec nos cartons d’archives et les bannettes de contrats en cours. Désormais, notre activité contractuelle est 100% digitale.
La signature électronique ne s’est pas arrêtée pour nous à nos échanges extérieurs. Tous les documents officiels internes sont eux aussi signés électroniquement : Contrats de travail, demandes de congés, PV d’assemblée générale …
L’interdiction du papier dans le règlement intérieur
En dehors des courriers reçus, qui devront être réduits au minimum possible, toute introduction de papier dans les locaux est interdite. Des dérogations peuvent être accordées sur justification. Les cahiers de notes sont tolérés mais les salariés sont encouragés à digitaliser toutes leurs notes dès la saisie.
Le contexte social tend à promouvoir des entreprises responsables et citoyennes avec l’importance de la RSE et de la recherche d’un développement plus durable. La signature électronique est une alternative du développement durable très souvent minorée. Cette démarche n’est pas qu’une simple ligne de notre manifeste. C’est une vision et un état d’esprit qui correspond aux valeurs essentielles de notre entreprise.
Que pensez-vous de prendre le virage du XXI ème siècle et de passer au zéro papier ?
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