Ces temps sont propices au télétravail et à la dématérialisation des outils de travail, alors partageons nos « remote tips » ! Beaucoup de télétravailleurs se rendent compte qu’il est possible de maintenir leur niveau de productivité et le contact avec leurs collaborateurs, du moment qu’ils ont les bons outils. Or, nous qui travaillons pour SELL&SIGN, une entreprise digitale par excellence, nous sommes des habitués du travail collaboratif en ligne. Nous souhaitons ainsi vous soumettre nos astuces pour continuer à collaborer en ligne, en télétravail, aujourd’hui plus que jamais.
Les outils de télétravail pour garder le lien #onsekeepintouch
Nous organisons quotidiennement des réunions via des plateformes comme GoToMeeting ou Google Hangouts Meet. Ces outils permettent d’organiser des réunions en ligne, en visio ou en audio, que chacun peut rejoindre. Accessibles par ordinateur ou par mobile, nous pouvons y inviter jusqu’à 250 personnes avec un simple lien. Nous avons même créé une machine à café virtuelle, que les collaborateurs peuvent rejoindre à tout moment de la journée ! Si l’un de nous se retrouve seul devant la machine au moment de sa pause, il peut créer une invitation à le rejoindre. Astuce de pro : si vous cadrez correctement la caméra de votre téléphone ou bien de votre laptop, votre collègue ne saura pas que vous avez gardé votre bas de pyjama. (de rien)
Pour faciliter le télétravail en ce moment, Google a déployé les options avancées de son outil Hangouts Meet gratuitement aux utilisateurs de la suite Google, jusqu’au 1er juillet 2020. Autre bon plan dans le genre : Microsoft offre 6 mois de son outil Teams, l’équivalent de Hangouts Meet. Profitons-en !
Pour soulager nos boîtes email, nous discutons quotidiennement sur des environnements de messagerie instantanée comme Google Hangouts, ou bien Slack avec nos travailleurs indépendants. Slack a l’avantage de pouvoir créer des canaux de discussion différents, adaptées aux personnes concernées. Moins formelles que les emails, plus fluides, ludiques, les « chats » donnent une dimension plus fun dans nos relations d’équipe.
Nous préférons tous conserver les emails pour les échanges importants nécessitant une trace. Nous centralisons également le partage de documents sur la suite SaaS Google Drive afin que chacun puisse y accéder, où qu’il soit. Comme sur un serveur, nous y retrouvons les documents, les tableurs et autres documents PDF organisés par projet. Ces services sont compatibles avec la suite Microsoft Office (Word, Excel…).
La gestion de projets collaborative #tousseensemble
Quand les projets nécessitent une collaboration étroite entre nous, nous utilisons Trello pour nous organiser. Cet outil en ligne simplifie la gestion de projets en équipe, en les présentant sous forme de colonnes, avec le principe du glisser/déposer selon l’avancement d’une tâche. Par exemple, nous l’utilisons pour établir notre calendrier éditorial chaque semaine. Cela nous permet de centraliser toutes les données nécessaires à l’accomplissement d’une tâche ; nous évitons ainsi de perdre du temps à rechercher dans les emails les informations importantes liées au travail demandé.
Astuce de pro : vous pouvez aussi créer des tableaux pour vos vacances ou votre to-do list de bricolage de la maison ! Il faut savoir jongler entre les tâches pro et perso… 😉
Pour le design de l’interface SELL&SIGN, les équipes utilisent l’outil Figma. Cet outil SaaS nous permet de travailler ensemble sur le design UX et UI de notre solution, de façon simplifiée ; histoire de nous concentrer sur le plus important ! Nous pouvons ainsi partager nos avis au fur et à mesure de l’avancement de notre travail. Pour un design du site simple et efficace, nous utilisons Canva depuis des années, où nous pouvons intervenir à plusieurs sur le même projet. Cet outil disponible en ligne est pratique pour un design simple ne nécessitant pas l’intervention d’un graphiste. Simple d’utilisation et intuitif, Canva nous accompagne presque quotidiennement. Ce matin encore, je m’en suis servi pour créer une carte d’invitation de Skypéro pour demain soir (un autre outil de visioconférence se cache dans cette phrase, sauras-tu le retrouver ?).
Des outils pour garder le contact avec nos clients avec le #socialdistancing
Ce n’est pas parce qu’on ne peut pas voir nos clients face à face que nous coupons toute communication avec eux ! Encore une fois, nous n’hésitons pas à leur proposer des réunions virtuelles avec l’outil GoToMeeting, ainsi que sa version GoToWebinar. Ce dernier est un outil en ligne dont nous nous servons depuis toujours pour créer du contenu vidéo à destination de nos prospects et de nos clients. Il peut s’agir de parcours découverte de notre solution, ou bien de tutoriels plus avancés pour décrypter les paramètres SELL&SIGN.
Et bien sûr, nous pouvons signer nos contrats de partenariat avec notre propre solution SELL&SIGN ! Nous offrons (entre autres) une signature électronique sécurisée et valable juridiquement à nos clients. Comme tous les outils de travail dématérialisés que nous vous listons présentement, SELL&SIGN est un SaaS, c’est-à-dire accessible en ligne sans installation nécessaire.
Des outils dématérialisés pour les RH et la compta
Nous gérons les fiches de paie, les ressources humaines et la comptabilité sur Zoho, un outil CRM multifonctions que nous adorons chez SELL&SIGN. Outil de productivité complet, il nous sert à tous les niveaux. Plateforme RH, finance, et CRM pour le côté client.
Par ces temps où nous ne pouvons plus rencontrer nos futurs collaborateurs, alors que l’activité n’est pas restreinte, nous recrutons à distance. Après sélection préalable des candidats, nous organisons un entretien téléphonique, comme d’habitude, pour une première approche. Puis nous organisons une entrevue en visioconférence, avec l’outil Google Hangouts Meet. Enfin, si le candidat est retenu, nous lui faisons signer son contrat de travail à distance, avec SELL&SIGN. Il peut ensuite commencer à travailler pour nous, en télétravail, en attendant de le rencontrer en chair et en os !