La signature électronique est un outil sûr, pratique et rapide qui vous permet de signer des contrats, des factures et des bons de commande en quelques clics en réalisant des économies considérables en termes de papier et d’archivage. Il s’agit d’un moyen très efficace de dématérialiser la relation contractuelle avec vos employés et vos clients.
La signature numérique ou électronique est une innovation qui est déjà devenue courante pour bon nombre d’entreprises grâce aux nombreux avantages qu’elle présente. Découvrons ensemble les avantages potentiels de ce type de signature dans la gestion courante de vos activités contractuelles et commerciales avec vos clients, fournisseurs ou salariés.
Signature électronique : qu’est-ce que c’est ?
La signature numérique est l’équivalent électronique de la signature manuscrite traditionnelle sur papier. Elle est cependant à différencier de la signature que l’on ajoute en fin de courriel ou de celle que l’on appose communément sur un document numérisé. Il s’agit d’un système qui vous permet de signer électroniquement un document, en enregistrant les données et informations qu’il contient.
Son but est de permettre l’échange de documents sur le net avec une pleine validité juridique, garantissant l’intégrité, l’authenticité et la non-répudiabilité du document électronique sur lequel il est apposé. Professionnels, petites et moyennes entreprises, peuvent utiliser la signature numérique dans leurs activités quotidiennes à de nombreuses fins et obtenir divers avantages.
La validité juridique de la signature électronique
Ce type de signature est doté d’une validité juridique équivalente à celle de la signature manuscrite. La signature électronique avancée et la signature qualifiée des documents sont en effet, encadrées par les différentes normes eIDAS de signature électronique dans l’Union européenne et en France par l’article 1367 du Code Civil.
Un document contenant une signature électronique a également une validité juridique, identique à tous égards aux documents papier tout en offrant une plus grande commodité de consultation depuis les supports numériques fixes ou mobiles smartphones, pc, tablettes ainsi qu’un impact environnemental moindre.
La signature électronique pour quelles applications ?
Grâce à un dispositif de signature électronique, il est possible de signer n’importe quel document numérique en ligne:
- Actes et contrats de toute nature : contrats de vente, contrats de services, contrats de travail
- Factures et devis
- États financiers et documents d’entreprise
- Formulaires d’inscription dans les registres publics
- Communications avec l’administration publique, démarches administratives
- Emails, PV, rapports
- Bons de commandes
- Bons de livraisons
De manière plus spécifique, ce procédé peut être utilisé pour faciliter les démarches administratives en ligne. Les auditeurs, les administrateurs, les membres des conseils d’administration ainsi que les propriétaires d’entreprise peuvent utiliser la signature numérique pour signer les procès-verbaux, les résolutions, les états financiers, les rapports et les notes explicatives.
En signant numériquement leurs communications, les professionnels et les entreprises peuvent facilement entrer en contact direct avec l’administration publique pour signer tous types d’actes, de demandes et d’autorisations.
Afin de se prémunir des risques liés aux cyberattaques visant de plus en plus d’entreprises, il toutefois recommandé de veiller à renforcer la protection de vos données en ligne. Des entreprises de dépannage informatique à l’instar de Techinclic proposent des services d’assistance techniques en ligne sur mesure parfaitement adaptées aux besoins de votre entreprise.
Les avantages de la signature électronique pour les entreprises
Les avantages de la signature électronique pour les entreprises sont multiples :
- Praticité
La signature numérique présente des avantages en termes de simplification des relations entre les entreprises, les clients, les fournisseurs et les organismes publics.
- Confort
La signature numérique représente un dispositif simple à utiliser et à installer qui vous permet d’envoyer électroniquement les documents signés confortablement depuis votre ordinateur, tablette, smartphone etc..
- Sécurité
Grâce à un système de clés cryptographiques, la signature numérique garantit à la fois l’authenticité de la signature et l’intégrité du document. En effet, il est impossible à la fois de falsifier la signature numérique ou de modifier le document qui lui est associé. En apposant la signature numérique, l’inaltérabilité du document est garantie, ce qui n’est pas le cas d’un document papier avec une signature manuscrite.
- Rapidité
L’apposition d’une signature numérique par rapport à une signature manuscrite, en plus d’offrir une plus grande traçabilité et un meilleur suivi des transactions et des démarches administratives ou commerciales, permet de réduire les délais de transmission des documents de façon drastique. En effet, il n’est pas nécessaire d’imprimer, de numériser puis d’envoyer les documents signés. Cela se traduit également par un gain de temps et d’argent pour les entreprises.
- Réduction des coûts de l’entreprise
Parmi les avantages de la signature numérique, la réduction des coûts d’impression et d’expédition doit également être relevée. En utilisant la signature électronique, vous économisez sur les coûts d’impression et les temps de transmission, tout en bénéficiant de la sécurité garantie par l’inaltérabilité du contenu. En plus, en conservant tous les documents dématérialisés dans les archives électroniques, les coûts d’archivage physiques sont également réduits.
- Amélioration des performances commerciales et de l’expérience client
Grâce à la signature électronique vos équipes commerciales peuvent conclure et finaliser leurs ventes de manière instantanée lors de leur premier rendez-vous client. Ansi, les clients peuvent signer les contrats de vente, les bons de livraison ou les devis à distance accélérant à la fois le nombre de ventes conclues mais contribuent aussi à améliorer l’expérience client de manière significative.
- Un geste pour l’environnement
Si vous utilisez du papier et une signature traditionnelle, tout document papier doit être écrit, imprimé, signé puis envoyé par courrier traditionnel. Avec la signature numérique, le document peut être signé via n’importe quel support numérique fixe ou mobile et envoyé par voie électronique, sans avoir à l’imprimer.
Comment profiter des avantages de la signature électronique ?
Pour profiter des nombreux avantages de la signature électronique, il est nécessaire de faire appel aux services de certaines entreprises spécialisées ou à certaines plateformes de signature électroniques certifiées « eIDAs ».
Quel que soit la taille de votre entreprise ou votre secteur d’activité, vous pouvez utiliser les solutions innovantes de signature électronique pour vos documents, actes de vente ou contrats
Pour ce faire, il vous suffit d’utiliser un logiciel spécial qui vous permet d’apposer votre signature électronique là où vous en avez besoin, en fournissant à cette signature la valeur nécessaire d’un point de vue juridique.