La version 3.12 de SELL&SIGN est arrivée, avec une nouvelle révolutionnaire : le Smartdoc
Nous sommes tous passés par l’étape du modèle Word à modifier et compléter pour l’édition d’un nouveau contrat avant de le transformer en format PDF pour signature. Non seulement cette tâche est chronophage, mais elle est également source d’erreur. Les copier-coller de mes informations clients ou encore la redondance du traitement des données vous ennuient et nuisent à la conformité de vos contrats ?
Désormais, vous pouvez créer vous-même vos modèles de contrat à partir de Word, LibreOffice ou n’importe quel autre logiciel de traitement de texte, et le rendre intelligent pour gagner encore plus de temps avec SELL&SIGN.
Quand l’équipe de Calinda Software vous propose de réduire toujours plus vos coûts, et d’être plus performant, nous vous expliquons tout sur le Smartdoc !
Avec l’arrivée de notre version 3.12, SELL&SIGN a décidé de vous permettre d’intégrer vous-même très simplement vos modèles de contrat et c’est GRATUIT !
Transformez dès à présent vos documents Word ou Libre-Office en Smartdocs, modèle personnalisable et qui reprend automatiquement les informations standards de vos clients.
Comment ça marche le Smartdoc ?
Avec vos documents Word ou libre office, vous allez ajouter des Smartcodes là où votre contrat doit mentionner des informations particulières. Une fois que vous avez personnalisez intégralement votre document Word avec vos Smartcodes, vous pourrez sauvegarder le modèle et ainsi pour chaque nouveau contrat, automatiser votre processus.
Il existe deux types de Smartcodes :
- Le Smartcode standard: il reprend les informations clients standard tel que le nom, prénom, adresse …
- Le Smartcode personnalisable: vous créez vous-même un Smartcode qui vous permettra de personnaliser cette information à chaque nouveau contrat dans SELL&SIGN
Parlons du Smartcode standard :
Par exemple, pour le « Nom Prénom » de mon client, il me suffit de remplacer ces mots dans mon traitement de texte par [calinda_customer_lastname/] [calinda_customer_firstname/]. A tous les endroits où vous devez retrouver le nom ou le prénom de votre client, vous pouvez donc noter ce Smartcode standard.
Pour retrouver la liste des Smartcodes standard, n’hésitez pas à consulter notre article sur SELL&SIGN.
Désormais, abordons le Smartcode personnalisable :
Imaginons à présent que je décide d’automatiser la personnalisation de la rémunération dans mon contrat. Je transforme dans mon document Word la partie « Rémunération » par un nouveau Smartcode qui prend la forme [Rémunération/]. Ainsi, lorsque je vais éditer un nouveau contrat pour l’envoyer en signature à distance à mon partenaire, je pourrai systématiquement personnaliser la rémunération.
Prenons maintenant un exemple de contrat de travail à durée déterminée qui illustre la transformation de mon document en Smartdoc :
Nous partons de mon modèle de contrat de travail à durée déterminée sur Word :
Je décide de remplacer mes informations surlignées par des Smartcodes. Je me réfère à la liste des Smartcodes standards pour les informations basiques (ici surlignées en gris clair) puis je crée des Smartcodes personnalisables pour les informations variables.
De cette façon, dès que je vais décider de faire un nouveau contrat de CDD, j’aurai simplement à créer ou sélectionner mon futur salarié dans SELL&SIGN puis glisser déposer le Smartdoc dans la rubrique « Je fais signer mon PDF ».
Les champs surlignés en gris clairs seront automatiquement remplis par mon application et je pourrais alors personnaliser les informations surlignées en turquoise.
Une fois cette étape finie, je n’ai plus qu’à envoyer mon contrat pour signature à distance, toujours sur SELL&SIGN.
ABRACADABRA !
Avec le Smartdoc, il suffit de transformer mon modèle de contrat sur Word la première fois avant de le convertir en PDF, et je peux automatiser et personnaliser mes contrats systématiquement ! Travaillons plus intelligemment et gagnons du temps !!!
Depuis que cette fonction existe dans Sell and Sign je transforme petit à petit tous mes contrats type. C’est vraiment pratique ! Bravo à l’équipe