L’équipe technique de Calinda a bien travaillé et nous sommes fiers de vous annoncer l’arrivée de notre nouvelle version de SELL&SIGN, votre application business intégrant la signature électronique.
Nous revenons dans cet article sur les nouvelles fonctionnalités et changements que vous pouvez dès à présent découvrir que vous pouvez dès à présent découvrir dans l’application.
La Liasse : faites signer plusieurs contrats d’un coup
Et si vous aviez la possibilité d’envoyer plusieurs contrats au(x) même(s) signataire(s) en une seule fois ? C’est la mission que nous nous sommes donnée en créant la possibilité de faire des liasses de contrats.
Pour en savoir plus sur cette fonctionnalité, consultez notre article dédié avec un Tuto vidéo inclus.
La fonction COLLECTE : les signataires finalisent le contrat avant de signer
Avec SELL&SIGN 3.15, nous avons développé pour vous la possibilité de collecter les informations clients. En quoi cela consiste-t-il ?
Une fois le contrat envoyé pour signature, vous donnez la possibilité à votre client de compléter une partie du document et fournir des justificatifs et autres annexes avant de signer le contrat.
Par exemple, votre client souhaite adhérer à votre nouveau contrat d’assurance. Le commercial va pouvoir compléter les choix du client sans renseigner en amont de l’envoi du contrat les coordonnées bancaires de ce dernier, pour assurer les prélèvements. Votre client recevra son contrat et devra alors compléter le formulaire de mandat SEPA et joindre une version numérique de son RIB avant de pouvoir donner son accord pour le document.
Grâce à la collecte, vous pouvez donc faire signer vos contrats sans disposer en amont de tous les éléments nécessaire à la validité de votre document. Vous pouvez ainsi passer la main à votre client, et collecter les informations manquantes.
Nouveau look pour les mails SELL&SIGN
Vous le savez, nos utilisateurs SELL&SIGN sont informés du statut de leurs contrats envoyés en temps réel. Afin de performer nos notifications par mail, la version 3.15 a amené des modifications majeures :
- Les templates de mail par défaut fournis avec SELL&SIGN ont été simplifiés et modernisés. Vous gardez la possibilité d’utiliser des templates personnalisés aux couleurs de votre entreprise!
- Pour assurer l’émetteur que son contrat a bien été envoyé au signataire, il reçoit désormais le même mail que ce dernier. En effet, vous savez que vous avez la possibilité lors de l’envoi d’un contrat, de customiser le message d’accompagnement que recevra le signataire du document. Une fois le mode de signature choisi et le contrat envoyé, les utilisateurs SELL&SIGN reçoivent en notification la copie conforme du mail envoyé au signataire. Ainsi, vous avez la confirmation que votre contrat est bien parti en signature.
- Initialement, une notification était envoyée lorsque chacun des signataires avait signé le contrat. Le nombre de signataires pouvant être infini, les notifications étaient parfois nombreuses et encombraient vos boîtes mails. Avec la version 3.15, vous recevez désormais un unique mail de notification lorsque tous les signataires ont donné leurs accords.
- Les utilisateurs internes ont à présent un bouton « Gérer le contrat » dans les mails, leur permettant d’accéder immédiatement au détail de la transaction dans le backoffice. Encore un gain de temps avec SELL&SIGN.
Vous êtes informé ainsi que vos signataires ont signé. Il ne manque plus que la contre-signature du Responsable ou Directeur pour que la transaction soit validée intégralement.
Vous pouvez maintenant accéder directement à votre contrat validé en un clic !
Une version encore plus ergonomique côté Front Office
Le Smartcode « Paraphe » débarque dans vos Smartdocs
Autre news avec les Smartdocs, la création du Smartcode « Paraphe ». Bien que le paraphe n’a aucun motif juridique ou légal dans le cadre de la signature électronique puisque la seule signature valide l’intégralité du contrat à la virgule près, nous avons souhaité vous donner la possibilité d’insérer un Smartcode Paraphe ([sc_sign1.paraphe/]) pour permettre de faire apparaître sur les pages de votre choix, le paraphe du premier signataire. Nous savons que le paraphe a encore sa place dans nos habitudes et nous avons souhaité vous permettre de le matérialiser dans vos Smartdocs.
Le choix du mode de signature
SELL&SIGN a fait de l’ergonomie de sa solution son cheval de bataille. Si la signature électronique est encore parfois imaginée comme une transformation compliquée pour les collaborateurs, nous avons décidé de démontrer le contraire.
Pour faciliter la navigation des utilisateurs de l’application, nous avons repensé notre front office pour le choix des modes de signatures. En fin de parcours du contrat, l’émetteur du document doit choisir le mode par lequel il souhaite faire signer le contrat : A distance, en face à face ou parfois l’utilisation de différents modes pour un même contrat lorsque vous avez plusieurs signataires ?
Découvrez cette nouvelle page des modes de signatures en seulement 30 secondes grâce au tuto que nous vous avons préparé.
Les Smartcodes vous réservent encore des surprises
Les Smartcodes ont été créés pour vous permettre d’automatiser vos modèles de contrats Word ou Libre Office. (voir la documentation sur les Smartcodes)
Vous savez déjà que vous avez la possibilité d’ajouter vous-même dans vos documents des Smartcodes de Pavés de signatures, afin de choisir l’emplacement de ces derniers dans vos contrats.
Avec SELL&SIGN 3.15, nous vous donnons la possibilité d’associer le numéro du signataire de votre Smartcode, à un pavé spécifique. En effet, vous pouvez ajouter autant de pavés de signatures pour autant de signataires que vous souhaitez. ([sc_sign1.signature/], [sc_sign2.signature/] …)
Au moment de l’envoi pour signature de votre contrat, vous pouvez désormais choisir qui est le signataire 1, le signataire 2 … Ainsi, vous avez la possibilité d’attitrer le numéro du signataire du Smartdoc au bon pavé de signature pour organiser votre document selon votre convenance
Mais aussi côté Back Office
Du Back Office au Front Office, il n’y a qu’un pas
Afin de simplifier la gestion de vos contrats, nous avons modifié l’interface de votre tableau de bord. Vous avez dès à présent la possibilité d’initier une nouvelle transaction immédiatement depuis le bouton au-dessus de votre tableau de bord. Vous pouvez ainsi passer plus facilement de votre tableau de suivi à la création d’un nouveau contrat côté Front Office de la solution.
Et si on regarde de plus près nos contrats ?
Si vous recherchez dans votre bibliothèque de documents, vous pourrez découvrir un nouveau design pour la description de vos contrats. Toutes les informations principales sont reprises dans la partie supérieure de vos écrans.
Vous pouvez grâce aux onglets accéder plus simplement aux pièces jointes du contrat, aux options sélectionnées, à vos conversations avec les signataires, ou encore avoir l’historique du contrat en 1 clic.
En cas de questions, n’oubliez pas le portail support SELL&SIGN (https://support.sellandsign.com), nous sommes disponibles pour vous accompagner et simplifier votre quotidien.
