Comment passer du formulaire papier au formulaire numérique ?

Comment passer du formulaire papier au formulaire numérique ?
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Le formulaire, également nommé parfois questionnaire, permet de dérouler une liste de questions avec des options de réponses. Lorsqu’il est signé, ce dernier peut être aussi considéré comme un modèle d’acte juridique.

En effet, il permet de sélectionner une offre tout en intégrant des conditions légales et juridiques qui doivent apparaître pour donner toute sa valeur au document rempli, et signé par le répondant. Ainsi, certains contrats sont réalisés à partir de modèles existants, formulaires….
Divers sont les usages de formulaires : contrats de maintenance, contrats de vente, bon de commande ou de livraison, abonnements à un service … De nombreux modèles de contrats vierges existent.

Pourquoi le formulaire papier est-il devenu désuet ?

Côté entreprise :

Sur le terrain

Munis de leurs sacoches et de leurs formulaires vierges, les hommes de terrain sont contraints de compléter avec le client en direct le formulaire. Certaines informations, comme par exemple les informations clientes doivent être reprises avant de pouvoir réellement commencer à compléter la commande ou le formulaire d’abonnement. Ces démarches rébarbatives polluent donc l’interaction avec le client, ce qui peut être très pénalisant par exemple lors d’un acte de vente.

Côté ADV

La première difficulté pour le traitement administratif des formulaires est de récupérer un exemplaire du document. En effet, les agents de terrain doivent déposer les exemplaires lors de leur passage au bureau ou les envoyer par courrier. Ainsi, entre le moment où le formulaire est complété avec le client et le moment où le siège récupère le document, plusieurs jours peuvent s’écouler ce qui peut avoir des conséquences, y compris sur les délais légaux des contrats, comme le délai de rétractation.
Second problème et pas des moindres, la lisibilité des formulaires ! Afin de pouvoir enregistrer les documents papiers dans les outils informatiques, il faut déjà pouvoir décrypter ce qui est inscrit pour ressaisir et traiter l’information ensuite dans les outils.

Côté client :

Comme nous l’avions précédemment évoqué, la phobie administrative n’est plus un mythe (https://blog.sellandsign.com/bureaucratie-phobie-administrative-maladie-francaise/). Les clients recherchent aujourd’hui de la simplicité et de l’efficacité. Il faut pouvoir traiter les impératifs administratifs en un minimum de temps !

Vous comprenez bien que devoir compléter à la main des formulaires peut parfois rebuter vos clients pour souscrire à vos offres ou vous livrer de précieuses informations. Devoir imprimer le document, le compléter à la main et le retourner signer à l’organisation est un réel frein au taux de transformation des entreprises qui restent à ces méthodes de travail traditionnelles.

Passer au formulaire numérique grâce à la signature électronique sur tablette

Trois points sont essentiels pour passer au formulaire « numérique »

  • La transformation du document : du modèle papier à une version numérique
  • L’utilisation des nouvelles technologies pour faire signer vos formulaires : La signature électronique sur tablette
  • Et pour éviter de tomber dans la « e-paperasse », il faut concevoir un parcours permettant de compléter le formulaire sans avoir l’impression de compléter un formulaire. Un parcours interactif et dynamique qui redonne vie à ces processus trop souvent vus comme administratifs.

Comment faire ?

Les formulaires dits « simples »

Les formulaires que nous appelons « simples » sont des modèles qui détiennent peu d’options ou de « cases à cocher ». On peut par exemple évoquer le cas d’une attestation de passage ou d’un bon de livraison à faire signer par les transporteurs.
Grâce aux Smartcodes, vous pouvez ainsi créer vous-même votre document numérique à partir d’un traitement de texte classique comme Word ou Libre Office. Transformez vos modèles de contrats classiques en Smartdoc pour automatiser vos contrats tout en ayant la possibilité de les personnaliser !

(plus d’information dans notre article dédié : https://www.sellandsign.com/comment-inserer-des-champs-a-completer-dans-les-contrats-sellsign/)

Formulaires complexes :

Si vos formulaires sont complexes et nécessitent la prise en compte de nombreuses options, il est préférable dans ce cas de passer par des parcours digitaux de signature. Ainsi, lors de l’entretien client, le commercial déroule son RDV et sélectionne les options choisies par son client.

A la fin du parcours, un contrat est automatiquement généré avec les options retenues par le client. Le document peut ainsi être directement signé sur la tablette, avec ou sans réseau grâce à SELL&SIGN.

SELL&SIGN en face à face : faites signer électroniquement vos clients sur tablette

 

 

Avec ou sans réseau, SELL&SIGN vous donne la possibilité de faire signer tous vos formulaires sur tablette ou Smartphone. Disponible sous tous les environnements (Android, Appstore, Windows), notre application business intégrant la signature électronique vous permettra de proposer un parcours dynamique et ludique pour vos clients.

Le siège est informé en temps réel de l’activité du terrain et peut ainsi plus aisément piloter et manager les équipes. De plus, les contrôles des contrats peuvent être faits instantanément et votre client reçoit le formulaire validé et signé par toutes les parties en fin de processus.

Plutôt que de dématérialiser nos formulaires, digitalisons-les ! Stoppons la e-paperasse et optimisons, automatisons nos processus pour réduire le risque humain et améliorer nos performances. La digitalisation des formulaires permet de proposer à nos clients des parcours interactifs et une offre multicanale.

Prenez le virage de la signature électronique agile. Essayez gratuitement SELL&SIGN !


 

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Fanny Bas
Assistante Marketing & Commerciale SELL&SIGN by Calinda Software Après avoir travaillé plusieurs années pour de grands groupes, j'ai décidé de découvrir un environnement d'une tout autre échelle : la Start-up. Calinda Software m’a conquise par son adaptabilité au marché et par ses ambitions. Aussi bien Marketing, écoute commerciale et accompagnement opérationnel, vous aurez mon soutien sur SELL&SIGN

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