La bonne gestion des documents au sein d’une entreprise constitue un enjeu majeur pour le bon fonctionnement de celle-ci.
Seulement, les documents générés dans une entreprise viennent de part et d’autre des collaborateurs. Les services administratifs, financier, commercial (etc.), traitent quotidiennement des documents en tout genre.
Comment les entreprises peuvent-elles faire face à ce flux de documents et comment peuvent-elles permettre à leurs collaborateurs de les gérer sans perdre de temps ?
Les documents en entreprises
La gestion des documents est une donnée récurrente dans les entreprises, c’est pour cette raison que depuis quelques années, les outils de GED (Gestion Electronique des Documents) ont vu le jour, afin de permettre aux entreprises de gérer électroniquement leurs documents et ainsi faire de la dématérialisation.
Ces outils sont principalement utilisés par les services administratif et financier, mais qu’en est-il des agents sur le terrain ?
En effet, bon nombre de documents sont générés directement sur le terrain. Les agents doivent faire signer au quotidien des bons d’intervention, des bons de livraison, des bons de visite, des devis, des contrats de vente. Ces documents sont ensuite envoyés au siège qui doit les dématérialiser en les scannant, afin de les intégrer dans leur fameux outil de GED.
Mais plusieurs problèmes se posent :
- Si le document contient une signature et qu’elle est scannée, le document perd sa valeur juridique
- Il y a du temps de perdu dans la ressaisie du document
- L’entreprise doit investir dans un scanner pour intégrer les documents dans ses outils de GED
- Les agents au siège perdent un temps considérable dans la gestion de ces papiers
Prenons l’exemple des bons de commande, certains agents sur le terrain en font signer quotidiennement. Ce genre de document doit être édité en 5 exemplaires pour que chacun des services concernés en possède un. Imaginez le temps perdu entre l’édition du document par l’agent sur le terrain, la réception au siège, l’impression en plusieurs exemplaires (etc.) !
Si la GED est la première étape pour faciliter la gestion des documents, les agents sur le terrain ne peuvent malheureusement pas se contenter uniquement de ce genre d’outils !
La dématérialisation, mais pas uniquement …
L’enjeu de la dématérialisation en entreprise va bien au-delà de la GED. En effet, les sociétés ne peuvent pas se contenter de rendre électroniques les documents, il faut aussi que cet aspect soit une valeur ajoutée et non une contrainte, mais surtout qu’il concerne tous les métiers d’une entreprise, en particulier les agents sur le terrain.
Il existe aujourd’hui des outils qui permettent aux entreprises, de réaliser une meilleure gestion électronique des documents et de répondre à certaines problématiques, comme celle des agents sur le terrain qui font signer des documents. Que va-t-il se passer par la suite ? Comment ces documents vont être transmis au siège et comment vont ils s’intégrer à la GED ?
C’est effectivement les questions que se sont posés nos clients. Ils avaient une GED, mais les agents sur le terrain continuaient à envoyer par courrier les contrats signés, ce qui cassait la chaine de la dématérialisation, leur prenait du temps et donnait du travail supplémentaire de ressaisie au siège.
Aujourd’hui, avec notre application, ils ont la possibilité de disposer de toutes les informations nécessaires sur leurs tablettes ou smartphones et de faire valider leurs documents. Le siège bénéficie en temps réel d’une synchronisation des activités terrain dans un Backoffice sécurisé. Le client, quant à lui, pourra également avoir accès à son document électronique signé dans un extranet dédié. Et enfin, tous les contrats signés sont sellés et archivés dans un espace sécurisé.
Ce genre d’outils offre aux entreprises un double gain aussi bien quantitatif que qualitatif. Quantitatif, car des économies proviennent de la suppression des coûts d’impression, d’affranchissement, et la réduction du temps de travail lié au traitement des documents par les différents collaborateurs terrain et sédentaires.
Mais il y a également un gain qualitatif qu’on observe. En effet, la dématérialisation permet une meilleure valorisation des interventions et une gestion plus professionnelle du processus. Elle permet aux entreprises de se recentrer sur leur cœur de métier, d’être plus efficaces et de créer plus de valeur pour l’entreprise.
Cela signifie qu’aussi bien du côté des agents sur le terrain que du siège, ils bénéficient d’un gain de temps considérable, d’échanges largement facilités et ils réalisent en plus des économies.
Afin de réussir une bonne gestion électronique des documents, les entreprises peuvent inscrire cette démarche dans une logique d’entreprise afin que tous les métiers concernés par la GED puissent bénéficier de la valeur ajoutée de ce genre d’outil.
