On ne peut pas le nier, le confinement lié à la pandémie du Covid19 a propulsé l’utilisation de la signature électronique. Même si elle est de plus en plus courante ces dernières années, le confinement a fini de la rendre populaire. Des contrats de vente ou de location ont pu être finalisés à distance ; ainsi, les commerces ont pu continuer leur business pendant ces deux longs mois de 2020. Et au sein des entreprises pour faire signer les contrats de travail ou des avenants, c’est la même chose ! La signature électronique a été le véritable coup de pouce pour maintenir l’économie française.

Des entreprises zéro papier, jusqu’aux RH

À moins d’être une entreprise « digital native » comme une start-up de nos jours, on manipule encore beaucoup le papier au travail. Chez SELL&SIGN, nous avons naturellement aboli l’utilisation du papier dès sa création ; le « Zéro papier » fait partie de notre ADN, c’était tout à fait logique. Mais si les entreprises de nos jours sont sensibilisées au problème environnemental induit par notre consommation de papier, il en subsiste encore. L’ADEME estime une moyenne de 70 à 85 kg de papier utilisé par salarié et par mois en France (étude 2017).

Certes, on envoie plus volontiers des emails, on utilise des réseaux sociaux d’entreprise pour communiquer ; mais on imprime encore des documents. Au service comptabilité, au service des ressources humaines, bien qu’il y ait de plus en plus d’outils métiers digitaux, on a tendance à imprimer des documents pour faire signer les factures et les contrats… Manuellement.

Des embauches à distance grâce à la signature électronique

Le confinement a fait apparaître un problème inédit pour certaines entreprises dont l’activité a pu continuer et même se développer. Comment embaucher un nouveau salarié sans le rencontrer ? Certes, il a été très facile d’obtenir des entretiens en visio, grande star du confinement. Ensuite, si le candidat faisait l’affaire, on avait certainement envie de le faire commencer à travailler à distance : en télétravail. Pour les entreprises non équipées, il fallait attendre la fin du confinement pour la prise de poste. Les entreprises dont le service RH utilisait déjà la signature électronique, faisait signer le contrat de travail à distance pour une prise de poste immédiate. Cela vaut également pour les avenants survenus en plein confinement.

La signature électronique, valide juridiquement

Comme pour les autres secteurs où l’on utilise la signature électronique avec une solution comme SELL&SIGN, elle répond aux exigences juridiques en vigueur. Dans ce cas-là, la signature électronique équivaut à la signature manuscrite, papier en moins. De plus, l’archivage légal qu’offre une solution aussi complète permet de sécuriser totalement les données. Retrouvez plus d’infos sur le cadre légal de la signature électronique.

Et vous, votre service RH est-il 2.0 ?

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