Gestion locative en meublé : Pourquoi passer à la signature électronique?

Nous avons souvent évoqué, lors de nos précédents billets, l’importance et les avantages du déploiement de la signature électronique dans le secteur de l’immobilier.

Aujourd’hui nous allons nous intéresser aux sociétés de gestion locative en meublé, notamment aux sociétés qui gèrent les locations pour étudiants : Les Estudines, Odalys Campus, Nexity studéa et j’en passe…

Quels sont donc les principaux atouts de la signature électronique des contrats pour un secteur où la prise en compte des locataires et des garants démultiplient les démarches administratives et où le côté juridique est d’une importance capitale ?

Vous devez surement vous demander pour quelle raison j’ai choisi de parler particulièrement des sociétés de gestion locative en meublé.

En effet, il y a bien une raison. J’ai eu une intéressante expérience dans une prestigieuse société  de gestion locative en meublé pour étudiants. Je m’occupais, entre autres, de la location des biens et leur gestion contractuelle.

Seulement, petit bémol : lors de la signature des contrats, le siège étant à Paris, l’agence à Aix-en-Provence, et le client souvent dans une autre ville ou encore à l’étranger, la contractualisation devenait difficile de tous les côtés et rendait les démarches beaucoup plus longues que nécessaire.

Je m’explique : Dans la majeure partie des cas, les étudiants souhaitant poursuivre leurs études supérieures à Aix-en-Provence n’étaient pas sur place lors de la réservation de l’appartement. La réservation impliquant la signature du contrat de bail ainsi que du mandat SEPA, nous étions donc dans l’obligation de procéder à distance. Pas très facile lorsque tout se fait sur papier …

A l’époque, je ne connaissais que superficiellement la signature électronique, mais je n’aurais jamais pensé qu’elle pouvait aider mon équipe à gagner plus de deux mois de délais d’attente.

Pourquoi autant de délais?

A moins d’être équipé d’une solution de signature électronique et de gestion des contrats, les délais sont malheureusement inévitables.

En effet, une fois la réservation confirmée, le contrat est édité en trois exemplaires, un pour le siège, un pour l’agence et le dernier pour le client, soit plusieurs dizaines de feuilles à envoyer au client pour signature.

Une fois le contrat signé par le client, le mandat SEPA rempli et toutes les pièces justificatives jointes, le client renvoie le contrat à l’agence, qui à son tour le signe et adresse un exemplaire au siège.

Mais ce n’est pas fini… Le siège doit à son tour signer les contrats et renvoyer un exemplaire définitif au client. Soit un retard administratif de plusieurs semaines pour des démarches qui pouvaient être effectuées en quelques minutes avec SELL&SIGN.

L’histoire ne s’arrête pas là … Lorsque le client doit récupérer ou quitter son appartement, il est nécessaire d’effectuer un État des lieux d’entrée et de sortie. Cela se faisait toujours sur support papier et devait être adressé une nouvelle fois au siège pour être validé.

Pourquoi tant de peine alors qu’on pourrait procéder autrement dans un groupe où la dématérialisation ne pourrait être que fructueuse ?

Comme je l’ai évoqué dans mon précédent article, la signature électronique est aujourd’hui présumée fiable et a une valeur probante supérieure à celle de la signature manuscrite. Je ne vous ai parlé que de l’économie de temps qu’on aurait pu réalisé mais il ne faut pas oublier les autres bénéfices : Économies d’argent, respect des normes juridiques, sécurisation des données, archivage légal, pérennité des documents. Sans oublier que le gain de temps ne se fait pas simplement sur le terrain, en agence, il se fait également au siège.

Et si on utilisait SELL&SIGN, comment ça aurait pu se passer?

SELL&SIGN est particulièrement adapté à ce genre d’activité contractuelle car, avec ses trois modes, permet de faire signer en face à face sur tablette, à distance par Mail ou encore directement sur le site Web de la société.

En effet, lorsque le locataire ainsi que ses garants ont la possibilité de se présenter à l’agence, la signature est réalisée directement sur tablette. Dans le cas contraire, la signature peut se faire à distance, soit :

• En s’adressant à l’agence qui leur envoie les contrats par Mail grâce à l’application SELL&SIGN.
• En se connectant au site de la société et en remplissant le formulaire en ligne, intégré avec SELL&SIGN.

Dans les deux cas de figure, afin d’obtenir le consentement volontaire du client et de contrôler son identité, la solution lui adresse un SMS avec un OTP ( code unique), ce qui lui permet de signer le contrat.

Dans les trois cas de signature, en face à face, à distance ou en ligne, les contrats remontent instantanément au siège, qui les contresigne.

Le contrat est ensuite horodaté et stocké dans un coffre-fort électronique. Il reste bien entendu accessible aux trois partis grâce à un Backoffice sécurisé pour les entreprises et un extranet dédié aux clients. La pérennité des contrats est ainsi conservée et deux mois de délais économisés.

Et les États des lieux?

Les Etats les lieux, qui se font obligatoirement en présence du client, se feront donc sur tablette. Grâce à un parcours dédié, l’agent immobilier peut sélectionner ses options sur tablette, rajouter des photos, des commentaires et générer par la suite un contrat. A ce dernier seront bien évidemment jointes toutes les pièces rajoutées lors du parcours de signature.

J’essaie SELL&SIGN