La gestion des contrats, ça se passe comment à grande échelle ?

Prenons l’exemple de l’après crise des subprimes …

L’une des conséquences encore méconnue de cette crise sans précédent, est liée à la mauvaise gestion des documents issus des opérations réalisées par les banques.

En effet, les banques américaines ayant constaté que le marché de l’immobilier était en croissance constante, elles en ont conclu que même en prêtant à des gens insolvables, elles réaliseraient des plus-values sur la vente des biens saisis.

Sauf que, la majorité des banques ont eu le même raisonnement et le marché de l’immobilier s’est effondré, provoquant la crise …

Pour en arriver là, les banques ont prêté à tours de bras, sans prendre en compte la capacité de remboursement des emprunteurs, négligeable selon elles en comparaison de la revalorisation des biens, mais aussi – et c’est là mon propos – en négligeant la gestion des documents juridiques liés à ces très (trop) nombreuses opérations.

Devant la demande croissante, les banques, dans un souci d’économie voire d’efficacité, ont fait appel à des personnes, n’ayant aucune expérience ni compétence sur le sujet, pour suivre la cadence effrénée des contrats de prêt qui arrivaient par millier.

Lorsque les banques ont dû prouver qu’elles détenaient des droits sur les biens immobiliers, certes dévalués, qu’elles espéraient revendre, elles se sont trouvées devant une masse de documents dont une partie était difficilement identifiable.

Comment être sûr que tel document correspond à tel financement ? Qui a signé ? Quand ?

Et encore la question ne se pose que lorsque les documents n’ont pas été purement et simplement perdus…  De fait, les banques ne pouvaient plus prouver qu’elles étaient propriétaires de ces biens et ne pouvaient donc pas les revendre !

Alors, comment auraient-elles pu éviter ça et ne pas alimenter cette crise davantage ?

Cet aspect encore mal connu de la crise des subprimes met en lumière la gestion documentaire et la gouvernance des signataires, et par là même, la viabilité et la sécurité des contrats. Autrement dit, les documents importants doivent être signés par des responsables habilités et ces derniers doivent pouvoir être identifiés, et surtout il faut pouvoir les retrouver à tout moment.

Si nous ramenons cet aspect documentaire à notre niveau. Comment peut-on être sûr que les documents qui sont rédigés et signés ont une valeur probante ? Et, en cas de litige, ou pour toute autre raison, comment peut-on y avoir accès sans que cela prenne des siècles ?

La propriété, la véracité et la gestion des documents sont une question de sécurité pour toute entreprise. C’est donc l’affaire de tous. Aujourd’hui, personne ne peut se permettre de perdre ou de ne pas pouvoir identifier des informations capitales pour son entreprise.

Cet aspect s’applique évidemment au métier de commercial et de son pendant juridique. En effet, ces métiers impliquent rigueur et organisation dans la gestion des contrats clients.

Non, seulement, il faut qu’ils connaissent leurs clients mais ils doivent pouvoir avoir accès à l’ensemble des contrats signés pour éviter d’être perdu en cas de litige ou pour tout autre raison.

Depuis les années 80, la GED (Gestion électronique de documents) est apparue et a aidé à la gestion pointue des contrats et de tous autres documents officiels et importants. Si une GED est bien exploitée, elle permet non seulement de gérer l’ensemble des documents mais également savoir qui a signé, quand, et où ils sont stockés.

Alors, est ce que la crise des subprimes aurait pu être évitée, non, certainement pas, mais elle aurait pu être moindre si l’ensemble des banques avaient investi dans une GED adaptée à leur situation …