Dans la rubrique « Bonjour les contradictions », je demande la première de couverture du magazine Solutions IT de cet été (ci-dessous).
Vous ne remarquez rien ? D’un côté est mis en avant la dématérialisation des factures qui va devenir obligatoire avec la nouvelle réglementation et tout de suite après, on nous parle d’imprimante …
La dématérialisation versus les imprimantes
Attention, je n’ai absolument rien contre les fabricants d’imprimante, je trouve tout simplement la liaison faite par le magazine assez surprenante.
En effet, en tant qu’éditeur de solutions qui permettent de dématérialiser les processus commerciaux – entre autres – en signant les documents de manière électronique, je ne pouvais que réagir face à ce rapprochement fait par un magazine dédié à l’informatique !
Les imprimantes ont, jusqu’à présent, fait partie de la vie des entreprises pour leurs permettre d’imprimer, scanner, voire faxer des documents afin de les stocker. L’utilisation de l’imprimante est monnaie courante, même encore aujourd’hui, parce que beaucoup de sociétés ont ce besoin d’avoir du papier entre les mains et de les signer de manière manuscrite.
Sauf que depuis plusieurs années, émerge la dématérialisation des documents et la signature électronique est légalisée depuis plus de 15 ans maintenant !
Impression et dématérialisation doivent donc s’affronter sur un champ de bataille semé d’embuches afin que chacun puisse trouver sa place et son utilité !
Si la dématérialisation doit trouver sa place dans une entreprise, les imprimantes doivent, elles, y survivre !
La vie des imprimantes au 21ème siècle
Comme je le disais, les imprimantes ont une place de choix dans les entreprises car elles sont très pratiques, et les plus gros modèles comme les copieurs offrent de nombreuses fonctionnalités et prennent beaucoup de place.
L’amour de certains dirigeants pour le papier est tel, que les imprimantes leur permettent de remplir des classeurs, qui eux-mêmes sont stockés dans des salles dédiées et prennent la place d’un, voire deux employés.
Et puis, c’est aussi très pratique pour les assistantes ou toutes autres personnes qui souhaitent chercher un document de le trouver en moins de 2h !
Globalement, au 21ème siècle, dans un monde de transformation numérique, les imprimantes et le papier restent essentiels dans une entreprise.
Mais alors, comment peut s’imposer la dématérialisation devant ce monopole de l’impression ?
L’émergence de la dématérialisation
Si l’imprimante reste une habitude dans les entreprises, la dématérialisation s’impose de plus en plus.
La preuve en est avec cette nouvelle réglementation de Bercy qui impose aujourd’hui aux entreprises de dématérialiser leurs factures dans un souci de protection de l’environnement et de réduction des coûts.
En effet, selon l’article du magazine Solutions IT, le « coût global d’une facture papier émise est estimée en moyenne à 8€, celui de la version électronique à 5€ » soit une économie de 32%, ce n’est pas rien tout de même !
Pensez aussi à vos coûts de stockage : oubliez les classeurs, les pièces remplies de papier et remplacez les par des employés qui mettront à profit leurs compétences et participeront à la réussite de votre entreprise !
Aujourd’hui, la seule contrainte vient de l’appréhension des dirigeants à changer leurs habitudes tout simplement. Comme le souligne Alban VERCHERE de Locarchives, toujours dans l’article de Solutions IT, je cite : « Parmi les freins, la réticence des chefs d’entreprise à bouleverser leur organisation, à changer de culture sous la contrainte de l’évolution du marché ».
Autrement dit, changer les habitudes fait peur et les dirigeants craignent de succomber à un effet de mode ! Et puis, ils ont investi une certaine somme dans un copieur qui fait presque le ménage, ils n’ont donc peut-être pas envie de s’embarquer dans une nouvelle histoire – et puis, entre nous, la dématérialisation ne fait pas le ménage non-plus, il fallait bien lui trouver un défaut …
A ces dirigeants, je leur conseillerai de demander à nos clients ce qu’ils pensent de la dématérialisation et de la signature électronique, je suis sûre qu’ils leurs diront que pour rien au monde ils retoucheraient au papier !
La dématérialisation est une excellente alternative aux factures papiers. Il est vrai, comme vous l’énoncez dans votre article que pour certaines entreprises, c’est un changement d’habitude. C’est un changement qui peut leur être couteux au départ, mais avec l’évolution des technologies, ce changement leur sera imposé au final. De plus la dématérialisation étant économique, ce changement leur sera rapidement rentable.