Irréalisable, utopique, idéaliste, impossible, nombreux sont les a priori sur la tendance du zéro papier. Pourtant cette démarche est primordiale pour l’environnement et bénéfique pour votre entreprise. En effet, avoir une entreprise zéro papier réduit vos coûts, sécurise vos processus, améliore votre service client et apporte une valeur écologique. Nous connaissons aujourd’hui une transformation numérique importante et le choix de la dématérialisation devient une évidence. Alors, n’ayez pas peur, changez vos habitudes et relevez ce défi. Travailler sans papier c’est possible et on vous explique comment faire.
Débranchez les imprimantes
L’imprimante est l’ennemi numéro un de votre entreprise zéro papier. En effet, elle fait partie intégrante des bureaux et est utilisée de façon beaucoup trop intensive par les employés.
D’après l’Agence de l’Environnement et de la Maîtrise de l’Énergie, chaque salarié utilise entre 70 et 85 kilos de papier par an. Au delà d’être un véritable fléau environnemental, les imprimantes sont aussi un gouffre financier pour les entreprises.
Par exemple, une société composée d’une centaine de salariés consomme entre 10 000 et 15 000 euros de papier par an. Un montant qui ne comptabilise pas les cartouches d’encre ou la maintenance des imprimantes très souvent capricieuses.
Ces machines qui prennent en plus beaucoup de place ont vu leurs utilisations facilitées par le wifi et le bluetooth. Imprimer un fichier n’a jamais été aussi facile. Difficile de s’en passer, diront certains, et pourtant il est indispensable de limiter son utilisation et favoriser d’autres méthodes.
Privilégiez la numérisation et l’archivage électronique
Votre chemin vers le zéro papier passera par la mise à l’écart de l’imprimante. Pour cela, la solution idéale est de numériser vos documents et mettre en place un archivage électronique.
Contrats, factures, bilans comptables, données RH, une entreprise doit stocker de nombreux documents. La numérisation et la conservation des informations sous format électronique sont essentielles dans votre démarche zéro papier.
Aujourd’hui, l’archivage électronique a la même valeur juridique que le support papier. Mais attention, cette procédure ne doit pas être réalisée passivement. Il est capital de bien vérifier l’origine des documents, contrôler et assurer leur intégrité dans le temps ainsi que leur disponibilité. C’est en respectant ces démarches que vous aurez un archivage électronique probant qui vous évitera tout litige.
Choisir ce système, c’est mettre en œuvre des moyens techniques pour assurer la confidentialité des documents. Il est important de savoir identifier la meilleure formule d’archivage électronique pour votre entreprise. Il existe d’ailleurs de nombreux experts dans ce secteur qui sauront vous guider dans cette démarche.
Investissez dans une GED
La GED – Gestion Électronique des Documents – est un outil important pour votre entreprise zéro papier. Si l’archivage électronique assure la sécurité des documents, la GED facilite l’activité de votre entreprise.
En effet, ce système de gestion permet de décrire et classer vos documents. Cet outil vous sert d’administration informatique pour tous vos documents d’entreprise. Il constitue une base de données documentaire, classée et à portée de main de tous vos salariés. De plus, la GED peut faciliter la gestion des documents avec vos interlocuteurs externes.
Elle garantit la validité des documents, mais aussi leur modalité d’usage (modification, exportation…). En d’autres termes, ce système fonctionne comme une boîte noire pour un avion. Il permet d’avoir connaissance de chaque détail d’un document, ses différentes mises à jour ainsi que ses corrections.
Aussi, la GED peut gérer la durée de validité des documents. Déterminée en amont par l’entreprise, la durée de vie d’un document correspond à la période pendant laquelle il peut circuler et être consulté. La GED vous informe lorsqu’un document est désuet et ne peut donc plus être examiné.
Comme pour le système d’archivage électronique, il est primordial de choisir la GED qui correspondra le mieux à votre entreprise.
Choisissez la signature électronique pour votre entreprise zéro papier
La mise en place du système de signature électronique est un facteur clé dans votre objectif d’entreprise zéro papier. En effet, sans signature électronique la validité juridique d’un contrat ou document signé n’est garantie que si vous conservez l’original papier signé par toutes les parties. Une contrainte évidemment fatale pour votre démarche zéro papier. Cet outil vous permet au contraire de sceller tous vos documents numériques avec une simple signature électronique de votre client, en toute conformité juridique.
Avec SELL&SIGN, on vous propose l’outil indispensable pour mettre en place ce procédé. Tous vos contrats sont envoyés et signés électroniquement, ils sont ensuite archivés automatiquement. Aussi, tous les documents signés avec Sell&Sign sont certifiés par l’État et donc soumis à un archivage légal.
Donc en plus de vous faire économiser du papier, la signature électronique vous fait gagner du temps, de la mobilité et apporte une meilleure conservation des archives.
Vous détenez donc les clés pour passer au zéro papier. Un objectif loin d’être utopique et impossible. Comme tout changement, il est important de le réaliser étape par étape. Alors, pour commencer venez créer votre compte d’essai gratuit pour faire vos premiers pas vers le zéro papier.
