5 signes qui prouvent que votre organisation est une bureaucratie

En théories des organisations, le mot « bureaucratie » désigne une forme organisationnelle dominée par des règles qui formalisent les relations entre les individus, répartissent les responsabilités et dictent les procédures à suivre. Toutefois certaines règles peuvent donner un aspect péjoratif à un mode de fonctionnement sensé nous aider au quotidien. Découvrez les 5 choses qui vous font perdre du temps, et sûrement aussi des clients !

Je ne fais pas dans cet article la critique de la bureaucratie ni des bureaucrates, loin de là. Seulement, comme toute chose, la bureaucratie irréfléchie peut devenir péjorative. Cette dernière qui est sensée, à la base, valoriser l’efficience et l’efficacité de l’être humain, peut nous conduire à mener des actions inutiles qui nous font inconsciemment perdre du temps, et des clients.

Vous avez sûrement retenu l’une des plus belles formules de Montaigne qui dit : « Mieux vaut tête bien faite que bien pleine ». Le pédagogue suisse Jean Piaget a reformulé cette assertion ainsi : « L’intelligence, ce n’est pas ce que l’on sait, mais ce que l’on fait quand on ne sait pas ».

La bureautcratie, forme d’organisation créée dans le but nous aider à être plus efficients au quotidien et à réaliser toutes les procédures dans les règles de l’art, peut en effet provoquer tout le contraire si elle n’est pas réfléchie et si on y a pas mis toute notre conscience. A quoi bon mettre en place le meilleur système organisationnel du monde si ce dernier est irréfléchi ?

Voici 5 signes qui prouvent que votre organisation est devenue une bureaucratie :

1 – Demander plusieurs fois la même information sur un ou plusieurs formulaires :

Vous avez sûrement déjà vécu cette expérience de devoir renseigner la même information plusieurs fois sur un ou plusieurs formulaires destinés au même organisme. Nous pouvons tous être sujets à des erreurs pareilles face à nos clients… Pourquoi? Tout simplement parce que s’ils doivent remplir plusieurs documents et qu’il n’y a aucune automatisation des systèmes, ils seraient obligés de retranscrire machinalement les mêmes informations dans plusieurs contrats destinés pourtant à la même société. Et si on automatisait enfin tout ça ?

2- Demander des documents / pièces provenant d’un autre service de votre propre organisation :

Cela arrive souvent entre les différents services d’une seule et même organisation, où le client se voit contraint de fournir un papier provenant de la même société ou administration, mais seulement d’un service différent.

Cela peut donner une image négative de votre société… Votre client pensera qu’il y a un réel manque d’organisation et de communication entre les différents services. Pourquoi déprécier la qualité de notre professionnalisme pour du papier en plus ? Parce que c’est plus simple de le demander que de le chercher dans les archives d’un autre service. Et si on pensait à la dématérialisation ? On pourrait retrouver tous nos documents en 1 clic. Que c’est beau de se faciliter la vie…

3- Exiger le cachet de la société :

Savez-vous qu’un cachet n’a aucune valeur juridique ? Beaucoup d’entre nous pensent qu’un tampon d’entreprise vaut une signature de celle-ci, et bien sachez que non ! Le cachet reprend certes les cordonnées de la société, mais ne permet en aucun cas d’authentifier l’entreprise. Plus de détails dans mon article précédent :  » Cachet entreprise : quelle valeur juridique  »

4- Réclamer des informations publiquement disponibles ou déjà en votre possession :

Vous a-t-on déjà demandé une adresse postale dans un formulaire envoyé par courrier ou alors une adresse Mail dans un document envoyé par courriel ? Eh oui, cela vous est sûrement déjà arrivé ! Là on peut dire que ça frôle le ridicule… Quel est l’intérêt de redemander une information qu’on connaît déjà ? Serait-ce une formalité ou alors un oubli ? Je ne saurais franchement pas répondre à cette question… Tout ce que je pourrai vous dire, c’est que la technologie permettrait d’éviter une telle maladresse !

5- Et le meilleur pour la fin : Aborder le sujet de la dématérialisation par le côté scanner :

C’est une alerte générale qu’il faudrait lancer à ce sujet ! Certaines société pensent que dématérialiser signifie scanner tous ses papiers et les sauvegarder bien précieusement dans un système. C’est particulièrement offensant pour mes collaborateurs qui développent au quotidien nos solutions de digitalisation. Comment pourrait-on assimiler une application agile et intelligente à un scanner ? Ici encore, je ne critique pas, bien au contraire… il fut un temps où les scanners nous ont été bien utiles. Seulement aujourd’hui dématérialiser ne signifie pas faire ce qu’on appelle en interne de la « e-paperasse ».  La signature électronique et la dématérialisation en général doivent représenter une nouvelle culture pour l’entreprise. Elles suppriment toutes les démarches inutiles, instaurent un confort organisationnel et administratif sans pareil et permettent aux collaborateurs de se concentrer sur l’essentiel.

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