La dématérialisation en entreprise est un sujet d’actualité pour bon nombre d’entre nous. Les avis divergent et les débats se multiplient.
Alors que les uns pensent que c’est un passage obligé et qu’on est donc prédestinés à dématérialiser, plus par obligation que pas nécessité, d’autres ont pris le temps de peser le pour et le contre et considèrent que la dématérialisation est une opportunité pour l’entreprise. Quels sont donc les avantages de la dématérialisation ? Et pourquoi devons nous dématérialiser ?
Toutes les entreprises cherchent à optimiser leurs performances afin de se différencier et ainsi dégager un avantage concurrentiel. Encore plus aujourd’hui, avec l’avènement des NTIC, les organismes veulent en tirer profit et générer du gain aussi bien matériel qu’immatériel.
Pour ce qui est de la dématérialisation, pour la plupart d’entre nous, les gains ne sont plus à prouver. Toutefois, il est toujours intéressant de rappeler quelques uns des nombreux avantages qu’elle présente. Voici donc 5 bonnes raisons pour dématérialiser en entreprise:
1 – Gagnez du temps
Comme l’a si bien dit Benjamin Franklin « Remember that time is money ». Cette expression est bien vraie, le temps c’est de l’argent, du temps perdu représente de l’argent perdu pour l’entreprise.
Sachant qu’on estime qu’un collaborateur passe en moyenne 15% de son temps à lire une information et 50% de son temps à la chercher parmi tous les documents. On comprend vite que la dématérialisation à elle seule, génère du profit.
Que ça soit au niveau administratif ou organisationnel, la dématérialisation permet un gain de temps sans pareil. Savez-vous qu’avec la signature électronique SELL&SIGN, vous pouvez automatiser l’envoi de vos contrats ? L’application, directement liée à votre base clients / CRM, récupère les coordonnées de votre signataire et génère un contrat personnalisé en quelques secondes. Que c’est beau de gagner du temps !
2 – Faites des économies
Savez-vous que l’envoi d’un contrat papier coûte en moyenne 9€ et peut aller jusqu’à 15€ ? Difficile à croire… Et pourtant, ce sont les résultats d’une étude menée par BVA sur 410 entreprises : les coûts calculés prennent en compte l’impression des documents (type d’imprimante, encre, papier), les enveloppes choisies, les coûts d’affranchissement, et en plus le temps passé sur un contrat qui pourrait très bien être automatisé.
Il est tout à fait normal qu’on ne se rende pas compte des coûts engendrés par envoi car ils semblent négligeables unitairement, seulement lorsque ces charges sont cumulées sur une année, les sommes grimpent très rapidement !
La question économique est donc l’un des plus gros avantages de la dématérialisation des documents, notamment en termes d’impression et de productivité des collaborateurs.
3 – Fidélisez et gagnez plus de clients
Beaucoup d’entreprises ont peur de dématérialiser par crainte que leurs clients ne s’adaptent pas à ce nouveau mode de fonctionnement ou encore par peur de devoir sacrifier la relation client.
Bien au contraire, la relation client prend une toute nouvelle dimension avec la dématérialisation car cette dernière lui apporte une réelle valeur ajoutée en accélérant et en développant l’efficacité commerciale. Les solutions de signature électronique ont fait leurs preuves : elles ont permis à beaucoup d’entreprises une augmentation remarquable du taux de transformation grâce à la simultanéité entre l’opération de vente et sa conclusion. De plus, avec SELL&SIGN, l’amélioration de la relation client ne se limite pas à la signature du contrat. Entreprises et clients peuvent facilement échanger au travers d’espaces sécurisés permettant de créer un climat agréable et une relation client durable.
Pour ce qui est de l’adoption de la dématérialisation par les clients, il y a un cas semblable que je trouve opportun d’évoquer : il y a à peine quelques années en arrière, tous les échanges se faisaient pas courrier. Avec l’évolution technologique, particuliers et professionnels échangent exclusivement par Mail aujourd’hui. La dématérialisation suivra bien évidemment, le même parcours !
4 – Découvrez une nouvelle façon de travailler
Les entreprises ont souvent peur du changement… Certaines entreprises refusent de passer à la dématérialisation sous prétexte qu’elles ont travaillé avec du papier pendant 40 ans et que tout fonctionnait bien. C’est exactement le même débat qui a eu lieu quelques années auparavant concernant le CRM. Beaucoup d’entreprises refusaient d’adopter l’outil malgré tous les avantages qu’il représentait. Aujourd’hui, celui-ci est déployé massivement et l’achat d’un outil de CRM est quasi-automatique lors de la création d’une entreprise.
Ce n’est pas parce qu’on a travaillé de la même façon pendant 40 ans, qu’on a forcément la meilleure manière de travailler… Savez-vous qu’au delà des avantages fonctionnels et organisationnels qu’elle représente, la dématérialisation entraine aussi un meilleur suivi et une meilleure traçabilité des documents ?
5 – Gardez une longueur d’avance par rapport aux concurrents
La concurrence est accrue de nos jours et ce qui différencie les entreprises les unes des autres c’est leur capacité d’identifier et de saisir les opportunités. Certaines entreprises ne tarderont pas à réagir, d’autres prendront plus de temps et laisseront les opportunités passer.
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