Nous avons tous une signature manuscrite reconnaissable à vue d’œil mais quand il est question de signature électronique, qui se différencie de la première par le fait qu’elle ne soit pas visuelle, comment pouvons-nous donc l’identifier, et savoir si elle est réellement valide ?
Qu’est-ce qu’une signature électronique et comment l’identifier?
En effet, une signature électronique qui s’applique à un fichier, produit une information binaire qui saura lier le fichier à la personne qui a fait l’acte de signer. Mais comment pouvons-nous l’identifier ?
Il existe certains logiciels qui permettent de vérifier la validité de la signature électronique dès lors qu’on a ouvert le document. C’est le cas d’Adobe Reader par exemple, dès qu’on a ouvert le fichier PDF signé électroniquement, il nous informe de l’état des signatures apposées, c’est à dire si elles sont valides ou pas.
Comment différencier un doc valide d’un autre non valide ?
Comme vous avez dû remarquer sur l’image ci-dessus, ce qui différencie le deuxième cas du premier est bien le certificat électronique. Dans ce cas il est obtenu par DOCAPOST BPO, filiale du groupe la poste, notre partenaire tiers de confiance.
Le certificat électronique est assimilable à une carte d’identité numérique qui permet d’attester avec certitude que l’identité du ou des signataire(s) est bien identifiée et reconnue.
Comment vérifier que mon document est valide?
Lorsque vous disposez d’un document signé électroniquement et que vous souhaitez vérifier sa validité, il est nécessaire de mettre à jour vos certificats de la façon suivante afin de vérifier la validité de la signature électronique :
1ère étape : Edition puis préférences
2ème étape : Mise à jour
3ème étape : Votre fichier est mis à jour et on constate la validité de la signature électronique
Que signifie cette validation ?
La validation émise par le certificat électronique nous prouve que :
– Le document n’a pas été modifié depuis sa signature
– L’identité du signataire est valable
Elle nous prouve donc la validité de la signature électronique.
Et les pavés de signature ?
Afin de signer un document électroniquement, il n’est pas nécessaire que la signature soit visible en bas du document comme il est le cas pour la signature manuscrite des documents, mais il est vrai que c’est toujours rassurant de retrouver des signatures tout en bas du document.
Pour cela il existe un moyen de créer soi-même des champs de signature, un article a été spécialement conçu pour vous guider. Il vous accompagne de A à Z depuis la création de votre modèle de contrat, jusqu’à l’insertion des pavés de signature dans celui-ci.
Ainsi lorsqu’on a inséré les pavés de signature, voilà ce que ça donne visuellement :
Pavé de signature dédié au contractant
Pavé de signature dédié au fournisseur
Sceau dédié au tiers de confiance
Comme je l’ai indiqué précédemment, les pavés de signature ne sont pas nécessaires, ceci ne fait que confirmer une nouvelle fois l’état de la validation de la signature.
Maintenant que vous connaissez un moyen très simple de vérifier la validité de la signature électronique des documents, rendez-vous sur Sell&Sign !
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