La dématérialisation des « CAC »

Les commissaires aux comptes sont à priori fans du papier, découvrez qu’ils sont de plus en plus séduits par l’abandon de celui-ci.

Avez-vous déjà entendu parler des « CAC » ? Je pense que la plupart des chefs d’entreprise vont trembler à la vue de ces trois innocentes lettres.

Pour le commun des mortels, les « CAC » sont les commissaires aux comptes qui viennent plusieurs jours, et à plusieurs, pour réaliser un audit, une fois par an, dans les entreprises afin de dépouiller l’ensemble des comptes de la société et vérifier si toutes les dépenses sont justifiées.

Chaque année, Alexandre, comme beaucoup de CEO, a le devoir de réunir tous les documents nécessaires afin que les commissaires aux comptes puissent faire leur travail.

Seulement voilà, la politique de notre entreprise, c’est justement de n’imprimer aucun papier, non seulement pour des questions d’environnement et puis parce que les papiers, ça prend énormément de place dans les bureaux et ce n’est pas toujours simple à retrouver.

A bas le papier !

C’est vrai, notre société met tout en œuvre pour dématérialiser l’ensemble des documents afin de ne pas avoir à les chercher pendant des heures dans des classeurs.

Lorsque nous sommes en déplacement, nous utilisons une application qui permet de scanner directement la note de frais, qui est instantanément envoyée dans la comptabilité.

Nous ne perdons plus de temps, une fois rentrés au bureau, à retranscrire tous les tickets liés à nos dépenses professionnelles. Alexandre gagne du temps, et nous, salariés aussi.

Nos factures et devis sont également envoyés par mail, et nous sont retournés de la même façon grâce à la signature électronique à valeur probante.

Encore une fois, nous gagnons du temps, mais nos clients aussi, qui sont ravis de ne pas être obligés d’imprimer, puis renvoyer par courrier les devis signés.

Mais du coup, comment font les CAC lorsqu’ils viennent chez nous ?

Les CAC et la démarche sans papier

Lorsque nous voyons les commissaires aux comptes venir, en général, ils ont besoin d’un grand bureau pour étaler tous les documents que nous mettons à leur disposition pour travailler dans de bonnes conditions.

D’ailleurs, l’une des commissaires aux comptes qui est venu dans nos locaux, a apprécié l’espace du bureau que nous leurs avons mis à disposition car selon ses termes :  » c’est parfait, nous allons pouvoir nous étaler  » Sauf que ce qu’elle ne savait pas, à ce moment-là, c’est qu’elle n’aurait pas besoin d’un tel espace …

En effet, nous n’avons pas de photocopieur, ce qui étonne beaucoup – même les entreprises qui nous contactent pour nous en vendre, sont surpris quant on leur dit que nous n’en avons pas, et du coup n’arrivent pas à nous en vendre.

Alexandre donne tout simplement, aux commissaires aux comptes, un classeur avec quelques papiers – quand même, histoire de faire passer en douceur la transition – mais le reste des documents sont envoyés par mail ou mis sur clef USB, sur demande en à peine 10 secondes. Autant vous dire que les commissaires aux comptes sont ravis !

Nous pourrions penser que ce genre de métier exige d’avoir des papiers entre les mains pour vérifier ligne par ligne si tout est conforme, eh bien, détrompez-vous, les commissaires aux comptes apprécient car ils gagnent un temps fou !

Les entreprises se dématérialisent de plus en plus, nous le constatons davantage aujourd’hui avec nos clients qui favorisent le tout numérisé, des plaquettes commerciales aux contrats signés. Les commissaires aux comptes – et autres métiers comme celui-ci – vont certainement, tout naturellement suivre ce mouvement et y trouver un intérêt.

Pour preuve, les personnes présentes cette année, ne sont restées qu’une seule journée, contre deux auparavant !

Imaginez : une journée de travail de gagné, c’est tout de même pas rien ! Ce qui est bizarre c’est que la facture pour l’entreprise est restée la même !

Qu’en pensez-vous ?